Saiba como organizar contas pagas de uma empresa

Uma empresa bem administrada é uma empresa que tem o controle total de todos os aspectos físicos, financeiros e operacionais do negócio. Você que é administrador ou gerente sabe muito bem disso: é essencial que organizações de pequeno, médio e grande porte consigam gerenciar 100% das informações pertinentes ao dia a dia, como, por exemplo, ao organizar contas pagas.

Ao longo dos anos, a organização das contas pagas se revela ainda mais essencial, afinal são milhares e milhares de comprovantes e muita informação importante que acumulamos. O “problema” de tudo isso é que podemos nos perder com tal organização (ou falta de organização) e, quando precisamos consultar algum detalhe financeiro mais urgente, a confusão parece sem fim.

Organizar contas pagas deve ser uma prioridade para qualquer empresa, assim como é a organização de um estoque de produtos ou mesmo a organização da folha de pagamento, cadastro de fornecedores e clientes, etc. Saber onde estão e como estão armazenadas as contas pagas, acredite, faz toda a diferença dentro de um modelo saudável de administração corporativa.

Lembre-se: o ideal é ter um sistema de arquivamento organizado, categorizado e preservado nas condições mais indicadas.

5 dicas para organizar contas pagas

1 – Categorização por origem: você pode organizar contas pagas dentro de um sistema de categorização próprio, sabia? Organize as contas por origem, por exemplo. Contas de energia em uma pasta, contas de água em outra e assim por diante. A separação por origem facilita na hora da consulta rotineira e sempre que precisar verificar uma informação mais pertinente junto às partes envolvidas.

2 – Categorização por datas: outro ponto crucial é organizar as contas por datas. Faça uma ordem decrescente das contas conforme meses e anos.

3 – Ordem alfabética: as contas pagas de origens diversas e esporádicas podem ter organização alfabética, o que facilita a consulta no futuro.

4 – Conservação dos documentos: organize as contas pagas da empresa nas condições ideais para evitar o desgaste do tempo ou avarias em geral. Uma boa dica é armazenar em pastas plásticas e contar com um arquivo, ou Self Storage, 100% higienizado e livre de pragas.

5 – Informação digital: a última e não menos importante dica para organizar contas pagas da empresa é ter o hábito de cadastrar digitalmente todas as contas. Você pode, por exemplo, ter uma planilha de dados com informações como origem, data de pagamento e valor de cada conta. Assim, sempre que surgir qualquer dúvida mais superficial, nem será preciso acessar o arquivo e conferir o documento físico.

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Imagem: iStock / Getty Images Plus