Informações sensíveis devem ser armazenadas corretamente. Isso garante um melhor gerenciamento do espaço disponível em casa ou na empresa
Documentos de compra de imóveis, certidões de nascimento e casamento, impostos pagos pela empresa, rescisões de contratos de funcionários e outros documentos pessoais e corporativos devem ser armazenados corretamente. E ficar por dentro dos principais métodos de organização de documentos é essencial em momentos assim, inclusive também para ajudar no gerenciamento do espaço disponível. É por isso que o sistema de guarda documentos faz também sucesso e por isso você deve continuar lendo o post de hoje, aqui no blog da LocalBox.
6 métodos de organização de documentos que você precisa conhecer
Separação de itens: é o primeiro passo quando pensamos nos melhores métodos de organização de documentos. Não misture, por exemplo, folhas de pagamento dos funcionários com os comprovantes de pagamento de impostos da empresa. Evite também guardar documentos pessoais e profissionais na mesma pasta.
Organização por assunto ou ordem alfabética: ao optar pela organização por assunto ou ordem alfabética, você favorece a sua própria rotina no futuro. Isso acontece porque sempre que você precisar consultar determinadas informações, graças à organização, você perde menos tempo procurando. Outro modelo indicado é seguir uma ordem cronológica.
Pastas plásticas etiquetadas: utilize pastas plásticas com a devida identificação. Utilize etiquetas adesivas coloridas, por exemplo. Evite o uso de pastas com tamanhos diferentes e materiais diversos. O ideal é você seguir um padrão. Pastas plásticas são muito duráveis.
Itens metálicos: muitas pessoas utilizam os famosos clips e grampos metálicos para separar folhas e fazer marcações em documentos. A indicação é você retirar todos eles, sem exceção. O que pode acontecer com o tempo é a oxidação de tais itens e a consequente marcação no papel. Substitua por marcadores de papel coloridos.
Caixas plásticas transparentes: com os documentos devidamente guardados em pastas, guarde tudo em caixas plásticas transparentes. Também identifique-as com etiquetas adesivas chamativas. As caixas fabricadas com materiais de qualidade podem ser empilhadas e isso garante uma boa otimização de espaço.
Espaço adequado: não guarde seus documentos em salas abafadas ou mesmo em locais muito apertados. Evite que as caixas fiquem amontoadas em qualquer canto da casa ou da empresa. Dentro do sistema de guarda documentos você tem a certeza de que seus documentos permanecerão seguros o tempo todo.
Guarda documentos em São Paulo
Muitas empresas e pessoas físicas da maior cidade do país procuram pelo sistema de guarda documentos em São Paulo. E faz todo o sentido você também pensar por este caminho, principalmente se valoriza a segurança de informações importantes e precisa de mais espaço para outras finalidades. Seus documentos ficam armazenados com segurança e em espaços adequados, inclusive com a chave do box alugado em sua posse para retirar ou inserir novos papéis sempre que achar necessário. Outro diferencial é que você pode escolher entre boxes pequenos, médios ou grandes. Saiba mais: fale AQUI com um consultor da LocalBox. Você irá se surpreender com os preços e condições disponíveis.
