Como organizar pastas de documentos da empresa durante o home office da pandemia?

Dicas 09/06/2021

Quando os documentos da empresa são organizados da forma correta, o dia a dia é facilitado e informações importantes permanecem disponíveis

A pandemia provocada pelo novo coronavírus mudou a rotina de empresas em todo o mundo. Muitos negócios passaram a adotar provisoriamente (ou definitivamente) o modelo de trabalho de home office, com os colaboradores atuando em suas residências. Porém, mesmo com este cenário, a busca pela solução de guarda documentos não diminuiu, assim como a necessidade de organizar pastas de documentos da empresa. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura do post de hoje, aqui no blog da LocalBox.

Guarda documentos

Como organizar pastas de documentos da empresa

  • Categorização: a primeira dica do post de hoje é a mais importante. Você precisa categorizar as pastas de documentos da empresa. A organização pode ocorrer por data ou origem da informação, como “documentos contábeis” ou “folhas de pagamento” e assim por diante.
  • Pastas plásticas: favorecem a conservação dos papéis e a consequente preservação das informações. Pastas de outros materiais, como de papel, são muito mais suscetíveis ao desgaste.
  • Metais: faça uma boa análise em todos os documentos e verifique a existência de clips e grampos. Peças metálicas, com o tempo, podem sofrer em razão da oxidação e os danos em papéis podem ser irreversíveis.
  • Caixas transparentes: outra boa dica é armazenar as pastas (devidamente categorizadas) em caixas transparentes, o que facilita o armazenamento e empilhamento dentro de um espaço. Para deixar tudo ainda melhor, utilize adesivos coloridos médios ou grandes para identificar cada caixa.
  • Digitalização: manter os documentos físicos da empresa é essencial. Digitalizar as informações também. Ao fazer isso, você garante cópias seguras das informações e ainda pode utilizar sistemas de armazenamento na nuvem para acessá-las remotamente.
  • Espaços adequados: a umidade é uma grande vilã do armazenamento, seja qual for o item em questão. Poeira e pragas (evidentemente) também. Tais fatores justificam a necessidade de espaços confiáveis. A boa notícia é que o sistema de guarda documentos é cada vez mais comum nos grandes centros urbanos.

Guarda documentos em São Paulo

Sua busca pelo sistema de guarda documentos em São Paulo acaba aqui. A LocalBox tem o modelo ideal para você armazenar com máxima segurança as informações mais importantes do seu negócio. Você pode alugar um ou mais boxes de altíssimo padrão para guardar pastas de documentos, arquivos completos e o que mais achar necessário. O sistema é ideal para empresas que precisam de espaços confiáveis e que buscam mais praticidade. Um grande diferencial que vale a pena ser mencionado é que você mesmo fica com a chave do box(es), o que facilita sempre que precisar retirar ou inserir novos itens. Que tal conhecer os preços e condições? Envie AQUI uma mensagem e fale com um consultor.