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Armazenamento de documentos: 3 dicas de como arquivar documentos físicos

Armazenamento de documentos: x dicas de como arquivar documentos físicos

Uma correta gestão dos documentos ainda pode representar um grande desafio para muitas empresas: ao mesmo tempo em que o volume de papel aumenta a cada dia, o espaço disponível vai diminuindo, dificultando a organização e o correto armazenamento dos dados. É justamente por isso que muitos profissionais perdem um bom tempo na hora de procurar um arquivo.

Estima-se que os gestores das empresas percam cerca de um mês por ano em busca de documentos. É um tempo muito significativo e que poderia ser melhor aproveitado! Para que a sua empresa pare de sofrer com esse problema, veja algumas dicas de como arquivar os documentos físicos com maior praticidade.

Dicas de como arquivar documentos de maneira organizada

Coloque os documentos contábeis por assunto e ordem crescente

Os documentos contábeis são os que fazem maior volume e são mais difíceis de serem encontrados depois de armazenados. Para facilitar esse processo, separe os documentos por assuntos, por exemplo: notas fiscais, fluxo de caixa, balanços patrimoniais, DRE, e assim por diante.

Cada um desses assuntos deve estar dentro de uma pasta, de preferência uma que seja transparente, de modo que você possa identificá-los com maior facilidade. Mas atenção: não basta apenas separar por assuntos e colocá-los de qualquer jeito nas pastas — organize cada um desses segmentos por ordem crescente, ou seja, a data de emissão.

Utilize pastas de plástico

Se os seus documentos serão armazenados em prateleiras, uma boa dica é sempre colocá-los em pastas de plástico, pois elas protegem os papéis de possíveis roedores e traças. Respeite o tempo de arquivamento de cada tipo de documento, em vez de simplesmente descartar os de maior volume. Tenha em mente que cada tipo de documento possui um tempo de arquivamento diferente, ou seja: para a justiça, eles precisam ser armazenados por um determinado tempo, mesmo que a seu ver já não tenham mais utilidade.

Para evitar o descarte de documentos que ainda podem ser necessários, crie uma tabela de temporalidade que aponte o tempo que cada tipo de documento deve ser arquivado. Por exemplo:

  • Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT): 10 anos;
  • Comprovantes de pagamento de tributos da Previdência Social: 30 anos;
  • COFINS: 5 anos;
  • Acordo de compensação de horas: 5 anos.

Locação de um espaço para armazenar os documentos

É preciso ter um local apropriado para armazenar esse grande volume de documentos, o que pode ser feito por meio da locação de um espaço que servirá como o seu arquivo-morto. A principal vantagem de optar por esta solução é que você não consome o espaço da sua empresa para guardar os documentos.

Além disso, você estará optando por um espaço adequado, o que nem sempre está disponível no seu escritório. Com a locação de um Guarda Documentos da LocalBox, você consegue armazenar todo o arquivo necessário, de maneira ordenada e segura, o que traz diversos benefícios e facilidades para a administração empresarial. Entre em contato e solicite um orçamento!

Imagem: iStock / Getty Images Plus / Allexxandar

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