1. Organize os documentos físicos por assunto e ordem cronológica
Os documentos contábeis constituem uma parte significativa do volume total e são frequentemente os mais difíceis de localizar posteriormente.
Para simplificar esse processo, é recomendável separar os documentos por assunto, como notas fiscais, fluxo de caixa, balanços patrimoniais, DRE, entre outros.
Cada categoria deve ser armazenada em uma pasta designada, preferencialmente transparente para facilitar a identificação.
É importante não apenas separar por assuntos, mas também organizar cada segmento em ordem cronológica, de acordo com a data de emissão.
2. Utilize de pastas de plástico no armazenamento de documentos físicos
Ao armazenar documentos em prateleiras, é aconselhável utilizar pastas de plástico, pois oferecem proteção adicional contra roedores e insetos. Respeitar os prazos de arquivamento de cada tipo de documento é fundamental.
Cada categoria de documento possui um tempo de arquivamento específico, determinado por requisitos legais ou regulatórios.
Para evitar o descarte prematuro de documentos importantes, é recomendável criar uma tabela de temporalidade que indique o período pelo qual cada tipo de documento deve ser mantido. Por exemplo:
- Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT): 10 anos;
- Comprovantes de pagamento de tributos da Previdência Social: 30 anos;
- COFINS: 5 anos;
- Acordo de compensação de horas: 5 anos.
3. Alugue um espaço dedicado para guardar o Arquivo-Morto
É essencial contar com um espaço dedicado para armazenar o grande volume de documentos. A locação de um espaço específico para arquivo-morto oferece diversas vantagens, incluindo a liberação de espaço nas instalações da empresa e a garantia de um ambiente adequado para a preservação dos documentos.
Ao optar pela locação de um serviço como o Guarda Documentos da LocalBox, é possível armazenar o arquivo de forma organizada e segura, o que contribui para uma administração empresarial mais eficaz e livre de preocupações.
Em resumo, a gestão eficiente de documentos é fundamental para a produtividade e conformidade regulatória de uma empresa. Ao implementar práticas de arquivamento organizadas e atualizadas, as empresas podem minimizar o tempo perdido em busca de documentos e garantir a preservação adequada de seus registros essenciais.
Para mais informações sobre como otimizar a gestão de documentos em sua empresa, entre em contato conosco. Estamos aqui para ajudar a impulsionar a eficiência do seu negócio em 2024 e além.