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A necessidade de manter documentos importantes organizados e bem guardados, não é só questão de praticidade, é uma conformidade legal dos órgãos fiscalizadores. Seja para documentos empresariais ou pessoais, guardá-los em um espaço para essa finalidade, como em um self storage, facilita muito essa prática.
Ao longo de um ano vamos acumulando diversos documentos que, mensalmente, precisam ser guardados por determinado tempo. A quantidade é grande, veja só: comprovantes de pagamento de contas de consumo (água, energia, internet, gás, etc), taxas do carro (IPVA), da casa (IPTU), contracheques, notas fiscais, mensalidade do convênio médico, etc. Enfim, são muitos papéis e, a maioria precisa ser guardada por anos.
Existem ainda, aqueles documentos extremamente importantes que precisam ser guardados com muito cuidado, como a escritura da casa, os comprovantes eleitorais, documentos pessoais (certidão de nascimento, casamento, etc) ou então o recibo de venda de algo valioso, por exemplo.
Por isso, a organização na guarda desses documentos é essencial e evita uma série de transtornos, pois a qualquer momento você pode precisar de algum item. Mas, onde guardar essa infinidade de documentos com segurança e não ocupar muito espaço em casa ou na empresa? Continue a leitura que vamos dar algumas dicas.
Existem normas no nosso país que regulam o tempo que as documentações precisam ser guardadas, sabia? São determinações que estão no Código Civil, Código Tributário Nacional e até mesmo na Constituição Federal (Fonte: Fecomercio-SP). Dependendo do tipo de documento, o período é diferente de um para o outro.
Por isso, organizar os documentos importantes para poder guardá-los com segurança, não é só uma questão de prevenção, mas também, de seguir as normas estabelecidas. Sem falar que evita uma série de problemas futuros, afinal, são as provas cabais dos pagamentos efetuados e dos negócios realizados (no caso de contratos).
Para não se perder na organização de arquivos, o ideal é ter um espaço destinado a essa finalidade, pois facilita encontrá-los quando necessário. Se precisar de algo, é só ir até esse local e pegar o documento, simples, né? Nem sempre é assim que funciona.
O hábito de largar os papéis ou documentos em qualquer lugar é a coisa mais normal do mundo. Depois de um tempinho, esquecemos deles e acabam se perdendo ou até mesmo sendo jogados fora por descuido. Só nos damos conta quando estamos precisando e, já reparou, que a necessidade é sempre urgente?
Para evitar isso, tenha um espaço específico para a guarda dos documentos de maneira organizada e segura, para que sempre que precisar, tenha fácil acesso a ele. Mas, e se esse espaço para o arquivamento de documentos for em outro lugar que não seja sua casa ou empresa, como um self storage, por exemplo?
Será uma forma de você evitar a ocupação de espaços valiosos que poderiam ser utilizados de outra forma, seja na sua residência ou no empreendimento que você possui.
Se for documentos empresariais, a organização deve ser ainda mais rigorosa, pois o volume é muito maior, são notas fiscais, registro de empregados, licenças, laudos de vistoria, impostos, taxas, apólice de seguro, enfim, são muitos papéis. Como já comentamos, dependendo da natureza do documento, há um período certo para mantê-lo guardado.
Segundo o Procon, por exemplo, comprovantes das contas de consumo – água, energia, internet, gás – devem ser mantidos por pelo menos cinco anos para comprovar que foram quitados!
Antes de sair guardando os documentos importantes aleatoriamente, não esqueça de selecionar, separar e colocar em ordem cronológica ou alfabética. Esta preparação antecipada é muito importante para que tudo fique em ordem e fácil de ser localizado posteriormente.
Após separar os documentos, guarde-os em caixas de arquivo, existem os modelos de plástico transparente para você separar cada item e pode usar etiquetas para documentos. Além de permitir a visualização do seu interior, as caixas plásticas são mais duráveis e resistentes ao tempo. Também facilitam a colocação ou retirada de etiquetas adesivas, caso precise atualizar o nome na caixa.
Outra dica prática: faça uma planilha digital e identifique a caixa de arquivo e o que cada uma contém. Tenha a lista sempre à mão para consultar na hora de guardar ou retirar algo. Assim, você evita ter que manusear todas as caixas até encontrar a que realmente precisa.
Na parte externa das caixas de arquivo, coloque etiquetas nomeando o que cada uma contém, como: contas de consumo, recibos médicos, documentos trabalhistas, documentos fiscais, comprovantes para o IR, etc. Dessa forma, fica mais fácil saber o que cada uma possui e, com a ajuda da planilha, você vai direto na caixa que deseja.
Agora, uma dica de segurança: durante a organização, aproveite e faça a digitalização dos documentos a fim de ter um backup de tudo o que vai guardar. Sempre pode ocorrer desgastes naturais, possíveis danos e até ficarem inelegíveis depois de muito tempo armazenados, principalmente se não for da forma adequada.
Você deve estar se perguntando: só o arquivo digital não basta? Acredite, para segurança de documentos, invista nas duas versões, principalmente naqueles papéis mais importantes.
Como já dissemos, o self storage pode ser um ótimo lugar para guardar seus documentos, além de terem infraestrutura segura, você pode alugar o espaço no tamanho que precisa e pelo tempo necessário, assim, você libera aquele espaço valioso que tem em casa ou na sua empresa e que pode ser utilizado de forma mais prática.
Na hora de escolher o self storage, opte por um que esteja próximo da sua casa ou empresa e que seja de fácil acesso, assim, sempre que precisar, você pode recorrer a ele rapidamente, seja para guardar documentos ou retirar algum item.
O self storage ideal tem um sistema de segurança eficiente e só pessoas autorizadas e munidas com a chave do seu box podem acessar. Ainda conta sistema de monitoramento 24 horas com empresas especializadas que aumentam a segurança do local e de seus pertences.
Outra vantagem é que existem boxes dos mais diferentes tamanhos. Se o volume que precisa guardar é pequeno, escolha um box menor, caso contrário, escolha um com medidas maiores. Para otimizar o interior, é possível colocar estantes para ganhar mais espaço vertical e assim, ocupar melhor o box para organizar os documentos. Importante: não esqueça de deixar um lugar para se locomover dentro do box, além de ser recomendável e muito útil ao acessar seus documentos.
As caixas de arquivo de plástico são facilmente encontradas em papelarias. Elas são feitas nas medidas para acomodar papéis do tamanho A4, o formato mais comum utilizado na impressão de documentos.
Quer aumentar a organização? Utilize dentro das caixas, pastas suspensas para separar documentos. Por exemplo, na caixa arquivo de contas de consumo, você pode ter pastas para cada tipo de boleto: energia, água, gás, internet, etc. O bom é que essas pastas podem ser identificadas por etiquetas para documentos, elas ficam bem visíveis e facilitam saber o que a pasta contém e você tem acesso mais rápido.
O armazenamento seguro e de forma correta e com os cuidados necessários, a preservação de papel é mais duradoura e fica íntegro por longo tempo. Aliás, os boxes nos self storages têm aberturas para a circulação de ar em seu interior para proteção contra umidade que pode danificar a papelada.
Depois de um período, outros documentos irão se acumulando, então, chegou a hora de ir até o self storage para fazer a manutenção de arquivos antigos pelos novos. Crie um calendário para realizar essa troca que pode ser até semestralmente, assim você aproveita para verificar como está o armazenamento em seu box.
Caso surjam novos tipos de documentos para serem guardados, abra uma nova caixa arquivo, atualize a planilha, coloque a etiqueta para identificá-la e inicie o armazenamento. É claro, se for um documento único, que não haverá outro igual, você pode guardar esses tipos de documentos em uma só caixa de arquivo para otimizar o espaço e o material.
Quando for ao self storage, aproveite e realize uma rápida limpeza para evitar o acúmulo de pó no interior do box e assim, manter o local limpo e organizado.
Ao fazer a organização de documentos, tenha em mente que, além de seguir a conformidade legal, você evitará uma série de transtornos futuros, caso precise de algum papel importante.
Se você precisa de um espaço de armazenamento que seja seguro, tenha fácil acesso e fique tudo organizado, a locação em um self storage é a solução inteligente e ideal. Você vai poder utilizar melhor os ambientes da sua casa ou empresa e ainda ter muitas vantagens. Pode confiar!
