buscar no blog
Fazer um armazenamento seguro dos arquivos empresariais é uma prática que toda companhia deve se preocupar. Quando solicitados por órgãos fiscalizados é preciso apresentá-los em papel, como livros fiscais, registro de funcionários, notas fiscais, contas de consumo, etc. Utilizar um self storage como uma extensão da empresa para armazenamento é uma solução prática, econômica e bastante vantajosa de fazer uma boa gestão de documentos.
Documentos físicos de uma empresa, como contratos, registros financeiros, livros contábeis, registro de funcionários – a lista é longa – são fundamentais para comprovação de normas legais. Devido a isso, precisam ficar guardados com segurança por anos, pois caso sejam solicitados por ocasião de alguma fiscalização ou como prova de alguma ação judicial devem ser apresentados.
Mas como fazer um armazenamento organizado, correto, seguro e que possa ser acessado sempre que necessário?
É disso que vamos tratar neste conteúdo, então continue lendo que vamos dar dicas preciosas para você guardar bem os arquivos corporativos e vamos mostrar as vantagens de usar self storage para isso.
Você sabe que a quantidade de documentos que uma empresa gera é grande e guardá-los ocupa um espaço físico valioso. O local poderia ser usado para outras finalidades ou até mesmo para deixar os ambientes mais espaçosos para uma movimentação mais fluida dos funcionários, não é mesmo?
Aqui na LocalBox, um self storage para empresas e com duas unidades (Ipiranga e Vila Gumercindo), temos boxes que você pode alugar para fazer deles o lugar perfeito para armazenar seus arquivos empresariais.
Além de serem vitais para cumprir as obrigações legais, os arquivos empresariais precisam ficar bem protegidos para que os dados que eles contêm não se percam. Por isso, o self storage precisa oferecer uma estrutura completa com sistemas de segurança de documentos para garantir sua integridade.
A maioria dos self storages oferece segurança para os arquivos que precisam ficar bem guardados. Mas vamos falar das instalações da LocalBox para você ter ideia do que oferecemos em termos de proteção para os pertences de terceiros. Os nossos espaços possuem um sistema de monitoramento que fica ativado 24h.
Câmeras registram todos os movimentos das áreas comuns do nosso imóvel, e alarmes sensíveis são ligados e disparam a qualquer movimento estranho que ocorra fora do horário comercial. O controle de acesso também é bastante rigoroso, somente pessoas cadastradas podem entrar na ala dos boxes e cada espaço tem chave e somente pessoas autorizadas podem acessar.
Além dos arquivos empresariais ficarem guardados em total segurança no self storage, essa alternativa de armazenamento também alivia o acúmulo de documentos na empresa.
Pense bem, um ambiente com uma distribuição melhor dos móveis, com espaço para movimentação, circulação de pessoas, também torna o ambiente corporativo mais agradável e até mais produtivo. Imagine um local onde as pessoas se esbarram ou trabalham em lugares apertados para fazerem suas tarefas?
Qual a melhor forma de armazenar os arquivos empresariais em um self storage? Sendo uma das empresas do segmento, vamos dar algumas dicas importantes que vão facilitar o uso, como: a importância da classificação para melhor organização, o uso de caixas de arquivo-morto ou pastas arquivadoras, e a criação de listas para ter tudo sempre à mão e bem organizado.
O armazenamento dos arquivos empresariais tem uma peculiaridade em relação a outros itens que são colocados em um self storage: a cronologia dos documentos. Por isso, é muito importante que tudo seja muito bem organizado por data (dia, mês e ano), em ordem decrescente (os mais recentes, primeiro) para achar o que for preciso rapidamente. Para otimizar a organização de arquivos, crie uma lista para saber o que está sendo guardado, isso ajuda bastante.
Para guardar os arquivos no self storage você pode utilizar caixas de arquivo-morto e pastas arquivadoras. A primeira opção é feita de papelão ou material plástico, você pode escrever do lado de fora da caixa o que tem em seu conteúdo. A alternativa da pasta é um tipo de fichário – com capa de papelão duro e que consegue ficar em pé com facilidade.
Os documentos podem ser anexados nas garras metálicas fixadas na lombada da pasta ou colocados dentro de sacos plásticos, o que aumenta a proteção. Ambas as opções são facilmente encontradas em papelarias e o uso de uma delas facilita o empilhamento e a organização do espaço.
Para ajudar na organização, a dica de criar um sistema de indexação de documentos com uma lista bem organizada, dividida por categorias e ordenada por data, assunto ou outra variável pode ser bastante útil. Esse recurso pode ser digital ou em papel. A vantagem do modelo digital é sua rapidez em localizar determinado itens por data, assunto ou conteúdo.
A lista ainda permite incluir o número da caixa e a localização exata dentro do box fazendo um rastreio completo de onde está cada documento se encontra.
Em todo armazenamento de itens é importante fazer uma preparação antes de colocá-los no espaço do self storage, assim você faz uma proteção de dados eficiente. Vamos abordar como colocar em prática essa preparação, combinado?
Esta dica diz sobre a digitalização de arquivos, medida importante para ter uma cópia de segurança em caso de extravio ou perda do documento original. Fazendo isso você guarda os dados necessários para uma consulta rápida e sem necessidade de ir até o self storage para verificar o documento em papel.
A digitalização também ajuda na indexação de documentos e na organização mais rápida, já que é mais fácil nomear cada arquivo e organizar em pastinhas no computador.
Coloque os documentos em caixas de arquivo-morto, preferencialmente os modelos feitos de plástico, pois protegem melhor contra a umidade e pragas, que podem danificar o documento rapidamente se armazenado nessas condições. Além dessas situações preventivas, aqui na LocalBox pensamos no espaço de armazenamento e tomamos medidas que ajudam a evitar a umidade e a infestação de pragas.
As áreas comuns passam por limpeza frequente para evitar o acúmulo de pó e presença de insetos. Os boxes têm entradas de ventilação para evitar a umidade e o controle da temperatura interna para melhor preservação dos documentos.
Não coloque os documentos soltos e sem nenhuma medida de proteção, pois o papel é altamente frágil e pode se deteriorar com muita rapidez, fora que a tinta impressa nele pode ficar ilegível e perder o valor como um documento, por isso, utilize caixas resistentes ou pastas-arquivo robustas para guardá-los. Eles ficarão armazenados com toda segurança por longos períodos e quando retirados, estarão em boas condições para possível auditoria de documentos.
Utilize etiquetas nas caixas para identificar rapidamente o que elas contêm, com data ou período dos documentos. Com mais informações você conseguirá saber, com maior rapidez, o que cada caixa guarda. Se for utilizar pastas-arquivo, use plásticos para colocar as folhas dentro, é uma proteção extra que ajudará na conservação.
Poder recorrer ao self storage sempre que precisar de algum documento é essencial para dar continuidade aos processos da empresa, afinal, o espaço alugado será uma extensão dos negócios e, por isso, deve ser funcional. Mas, por medida de segurança, o acesso é restrito somente a pessoas autorizadas.
Sempre recomendamos que, de tempos em tempos, seja feita a manutenção dos arquivos, tanto para fazer o descarte de documentos velhos, quanto para abrir espaço aos novos papéis. Aproveite a ocasião para fazer uma limpeza do interior do box a fim de evitar a propagação de pragas e para arejar o local.
Você pode autorizar o cadastro de algum funcionário de confiança para que tenha acesso à área dos boxes, é assim que funciona aqui na LocalBox. Se, por acaso não você não puder vir, ele consegue retirar ou armazenar o documento necessário.
Uma dica importante: só entregue a chave do box à pessoa que você autorizar e, mesmo assim, só no dia em que for acessar o espaço. Assim você tem maior controle e para sua maior tranquilidade, as áreas comuns da LocalBox são monitoradas por câmeras de vigilância. Nenhum acesso passa despercebido.
É sempre recomendável fazer uma inspeção geral nas caixas armazenadas com os documentos para verificar as condições de conservação. É bom também, conferir se os documentos estão nas caixas corretas e se algum papel estiver fora do lugar, já o transfira para a caixa certa. Essa auditoria de documentos pode ser feita quando for retirar ou armazenar algum papel, só não deixe espaçar muito para fazê-la.
Como dissemos, a maioria dos documentos precisa ser guardada por determinado período. Após atingir essa data-limite, faça o descarte e prepare os novos documentos para serem armazenados. Você pode retirar as caixas mais antigas e colocar as novas, só se atente para organizar em ordem, lembra da lista que recomendamos? Ela será bastante útil para essa atualização do seu espaço.
Leve as caixas antigas até sua empresa, passe um pente fino em toda documentação e faça o descarte de documentos – você pode usar um triturador de papel para se certificar de ter destruído totalmente o documento, principalmente os mais importantes.
Viu como é importante guardar os arquivos empresariais de forma correta? Caso sejam requeridos por algum órgão fiscalizador ou mesmo solicitados judicialmente, precisam estar em perfeitas condições de análise.
Utilizando um self storage para armazenar os arquivos, você tem muitas vantagens e benefícios. Só para recordar alguns: você consegue desocupar espaços valiosos dentro da empresa; os documentos ficarão guardados com segurança; o acesso aos arquivos pode ser feito na hora que desejar, sem precisar agendar a visita ou comunicação prévia; o acesso só é permitido por pessoas autorizadas e sem falar que o custo de locação de um box é muito inferior ao de um depósito tradicional ou o aluguel de um segundo imóvel. Viu só como é vantajoso utilizar um self storage?
