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De acordo com a Lei nº 8.159, de 1991, as empresas devem guardar todos os seus documentos, mesmo que eles já estejam digitalizados. Apesar de essa regra parecer pouco sustentável, é uma excelente forma de evitar desperdícios, caso algum documento tenha que ser reproduzido novamente.
Uma pesquisa divulgada no portal Administradores apontou que mais de 7% dos documentos nos Estados Unidos são perdidos anualmente. O que faz os profissionais gastarem mais de 50% do tempo trabalhado à procura deles.
Para quem não sabe, documentos como a guia de previdência dos funcionários podem ser solicitados durante uma auditoria do INSS. Ao declarar o Imposto de Renda, as empresas também podem precisar buscar comprovantes físicos.
Mesmo as companhias que terceirizam a contabilidade estão sujeitas a isso. A maior parte das assessorias contábeis só guarda os documentos por dois anos, sendo que nesse caso o ideal seriam cinco anos.
Como as empresas estão focadas em suas atividade e tarefas, é comum não dar a importância devida aos documentos. Armazenar o arquivo morto é, portanto, a melhor forma de proteger a empresa. Mais do que papéis, esses documentos contêm informações relevantes sobre os negócios da companhia. Merecem atenção especial.
A LocalBox possui um sistema de armazenagem para arquivo morto, que funciona de maneira semelhante ao guarda-móveis. Depois de se apresentarem na recepção, apenas você ou alguém autorizado por você terá acesso ao box. Nossos funcionários não têm acesso ao conteúdo dos boxes.
O guarda-móveis da LocalBox é uma excelente alternativa para você que não pode ou quer guardar os documentos na empresa. Além de ser mais seguro, nosso sistema de Self Storage pois possui vigilância 24 horas, essa também é uma forma de economizar espaço na empresa, seja para guardar mais estoque ou fazer, quem sabe, uma sala de reuniões.
Você pode alugar o box da LocalBox do tamanho e pelo tempo que precisa. No dia de contratar o aluguel, você terá uma chave de segurança única, para atestar a confidencialidade dos pertences da empresa. Para ajudá-lo ainda mais, disponibilizamos carrinhos para fazer o transporte dos documentos tranquilamente.
