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Armazenar documentos escolares é fundamental para que a instituição de ensino garanta a preservação de informações relevantes para as pessoas
Você já conferiu aqui no blog um conteúdo sobre a importância de organizar uma secretaria escolar e seus documentos. E hoje, o assunto segue dentro no mesmo universo, pois vamos apresentar alguns procedimentos de arquivamento de documentos escolares que você precisa conhecer para tornar sua rotina mais produtiva e organizada. Continue a leitura e aproveite para enviar suas dúvidas e também outras dicas de organização no campo de comentários. Sua opinião é sempre muito bem-vinda por aqui.
1 – Crie categorias na hora de organizar
É fundamental você categorizar os documentos escolares para arquivamento, já que eventualmente poderão ser solicitados no futuro e você precisará encontrá-los com rapidez. Você pode, por exemplo, destinar arquivos específicos para as séries escolares, como documentos de alunos da quarta série, quinta série e assim por diante. O mesmo raciocínio pode ser aplicado para cursos universitários, de acordo com o semestre e/ou curso.
2 – Nada de umidade
Guarde todos os documentos em pastas livre de umidade, já que esta é a principal responsável pela proliferação de fungos e bactérias, que podem danificar os documentos mais importantes da sua instituição de ensino.
3- Tudo em pastas e caixas
Prefira pastas transparentes e que permitam fácil identificação visual do conteúdo interno. Você também pode colocar etiquetas coloridas que facilitam na hora de consultar sobre determinados assuntos. E as pastas podem ser organizadas em caixas, também transparentes, e 100% higienizadas.
A Lei 9.605/98 determina que a instituição de ensino poderá ser penalizada se “destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente”. Porém, o que é um documento de guarda permanente? Confira:
o Atos do poder público de criação da instituição – autorização de funcionamento e de aprovação do regimento.
o Publicação do diário oficial dos atos da escola.
o Atas em geral.
o Livro de registro de matrícula.
o Publicação do diário oficial dos atos da instituição de ensino.
o Atas em geral.
o Livro de registro de matrículas.
o Livro de registro de avaliações finais.
o Livro de registro de diplomas e certificados.
o Livro de visita de autoridades educacionais.
o Matriz curricular.
o Regimento.
o Diários de classe.
o Planos de ensino (planos escolares).
o Calendário escolar.
o Guias, atestados e declarações.
O Self Storage é um sistema de armazenamento adequado ao século XXI. Seu funcionamento é bem simples de entender: a pessoa aluga um box e fica a com a chave deste espaço, podendo inserir e retirar itens sempre que desejar, com o mínimo de burocracia. No caso do armazenamento de documentos escolares, esta é uma alternativa inteligente e muito prática para instituições de ensino em geral.
Os boxes disponíveis aqui na Localbox são 100% preparados para você mesmo organizar os arquivos escolares como melhor entender! Que tal saber todos os detalhes das condições especiais para fechar um contrato de aluguel? Fale com um dos nossos especialistas.
