Simplificando as coisas: 6 ideias para organizar o controle dos seus arquivos
Uma boa organização dos arquivos faz a diferença no dia a dia e garante muito mais agilidade na busca por informações importantes e urgentes
Muitas pessoas procuram pela solução de guarda documentos para armazenar os mais diversos tipos de itens, como arquivos. E não faltam bons motivos para tal, afinal esta é uma alternativa muito prática e 100% segura, ideal para quem não tem espaço disponível. E, dentro deste cenário, ficar por dentro de ideias para organizar arquivos também é uma ótima pedida. Ficou interessado(a)? Continue a leitura do post de hoje, aqui no blog da LocalBox.
6 ideias para organizar arquivos que você precisa conhecer
Nomenclaturas curtas e padronizadas: para você não perder tempo no futuro procurando por arquivos, opte por realizar a nomenclatura com um único padrão. Preferencialmente, utilize nomes curtos para agilizar ainda mais o processo.
Categorização: um passo importante é categorizar todos os documentos que possui, como de acordo com a origem, data, assunto, departamento e assim por diante. Você, melhor que ninguém, sabe quais categorias merecem destaque.
Pastas transparentes de plástico e metais: sempre escolha pastas transparentes de plástico e não de papel para guardar os documentos dos seus arquivos. Retire também todas as peças de metais dos arquivos, como cliques e grampos (que podem oxidar com o tempo e isso pode danificar permanentemente os papéis).
Adesivos coloridos: esta é uma técnica de organização muito eficaz, pois mesmo antes de ler a etiqueta, você já fica por dentro dos arquivos que estão naquela pasta.
Digitalização: manter os arquivos físicos é muito importante, assim como digitalizá-los. Tal procedimento garante muito mais segurança, afinal você terá pelo menos 1 cópia de cada documento / arquivo em um ambiente online. Além disso, a digitalização permite o acesso remoto, de onde estiver.
Guarda documentos: imagine só guardar dezenas ou centenas de caixas, milhares de pastas e incontáveis documentos. Não dá para confiar em qualquer espaço, mesmo dentro da empresa, afinal são muitos os riscos envolvidos. A boa notícia é que a solução de guarda documentos existe e você precisa conhecer seus principais diferenciais.
Guarda documentos em São Paulo
A principal cidade do Brasil concentra o maior volume de buscas quando o assunto é a solução de guarda documentos. E não poderia ser diferente, não é mesmo? Bons e seguros espaços disponíveis, hoje em dia, são raridades na maior metrópole brasileira. A boa notícia é que a LocalBox trabalha com espaços de primeira linha para você armazenar seus arquivos com segurança e praticidade. Veja os principais diferenciais:
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Tempo de aluguel: você pode alugar pelo tempo que achar necessários.
Burocracia: retirar e inserir novos arquivos é mais fácil quando a burocracia é mínima e o atendimento é especializado.
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