Móveis de couro são realmente atemporais! Eles nunca saem de moda, e com certeza são um grande atrativo para os ambientes, revitalizando-os e dando um ar de sobriedade e classe. Quem é que não gosta de sentar ou até mesmo tirar um cochilo em um sofá super confortável e bonito? Se bem tratados […]
Blog
buscar no blog
Saiba como arquivar documentos de funcionários demitidos
Quem é dono, trabalha na área contábil ou quer entender quais garantias uma empresa precisa tomar em relação a sua segurança jurídica, precisa aprender antes de mais nada que não se deve ignorar a importância de uma das mais fundamentais práticas da boa administração: o armazenamento da papelada. Para ajudar você, nesse post vamos descobrir qual o período pelo qual é obrigatório, segundo a Justiça, e como arquivar documentos de funcionários demitidos e outros tipos.
Segundo a lei brasileira, é responsabilidade da empresa, seja ela de qualquer ramo de atuação, manter documentos jurídicos e de contabilidade arquivados por períodos que podem variar entre cinco e 30 anos, dependendo do tipo de documento. Mesmo assim, muitas delas não se atentam ao teor obrigatório disso ou simplesmente ignoram essa necessidade. Assim, muitas podem estar correndo riscos ou acabar diante de situações embaraçosas.
Duas delas são corriqueiras para quem não toma os devidos cuidados. Uma é ter que pagar novamente algo que já foi pago pela impossibilidade de comprovar a dita quitação. No caso de documentos fiscais, quando não é possível esclarecer a situação, o pagamento do compromisso que já havia sido cumprido ainda terá de ser feito com um acréscimo de 20% do valor, condição que é ajustada de acordo com os juros da taxa Selic.
Outro tipo de garantia importante relacionada ao armazenamento de documentos está na contenção de processos trabalhistas, ações que uma hora ou outra surgem para desafiar qualquer empresa com muitos anos de atuação no mercado. Não preservar a papelada legal relativa a quitação de todas as obrigações trabalhistas do corpo de funcionários pode causar sérios prejuízos em longo prazo. O ditado já diz que é melhor prevenir do que remediar.
Como arquivar documentos de funcionários?
A resposta é longa, mas simples: depende do tipo de documento. No Brasil, a maior parte dos documentos necessários para garantir a segurança da sua empresa devem ser armazenados por, no mínimo, cinco anos. Caso esse período não seja respeitado, sua empresa pode vir a sofrer sérias consequências.
Entre elas estão a proibição de venda pela falta de comprovação de posse dos bens, perda de garantia dos itens negociados, cobranças indevidas de fornecedores, cobranças repetidas de taxas e impostos e ações trabalhistas indevidas.
Para que você se atente a especificidade de tempo que cada documento deve ser mantido guardado, relacionamos alguns dos mais importantes deles abaixo. Confira:
- Durante 2 (dois) anos: termo de rescisão do contrato de trabalho;
- Durante 3 (três) anos: cadastro geral de empregados e desempregados e relação anual de informações sociais dos funcionários;
- Durante 5 (cinco) anos: notas fiscais e recibos, livros fiscais, imposto de renda, contribuição social sobre o lucro líquido, PIS, Cofins, ICMS, declaração anual do simples nacional, DIRFs, registros de entrada e saída, carnês de recolhimento, contratos de trabalho, pagamentos de salário, férias e 13º salário;
- Durante 10 (dez) anos: folhas de pagamento;
- Durante 30 (trinta) anos: FGTS, guias de recolhimento, previdência e contribuição social;
- Durante tempo indeterminado: livros ou fichas de registro de empregados.
Fale com a LocalBox
Se você deseja guardar os documentos físicos mais importantes da sua empresa em segurança, a LocalBox pode te ajudar. Somos uma empresa com soluções inteligentes para quem precisa de espaço de armazenamento exclusivo. Nossa empresa aluga boxes modernos no Ipiranga, bairro no coração de São Paulo, onde o cliente fica o tempo que quiser.
Quer contar com flexibilidade de pagamento, limpeza total, instalações novas e modernas e praticidade na hora de fechar contrato? Você está no lugar certo. Em nosso sistema Self Storage oferece carrinhos para transporte, workstation com internet e Wi-Fi em todos os ambientes em um local fora da área do rodízio municipal paulistano.
Não perca mais tempo! Clique aqui, entre em contato conosco e venha conhecer seu novo espaço para criar um arquivo onde você poderá guardar documentos físicos pelo tempo que precisar. Estamos esperando você.
Imagem: nd3000 | iStock / Getty Images Plus