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A organização de documentos fiscais é importante em todas as empresas para poder guardá-los pelo tempo necessário. Os documentos, como declaração de imposto, notas fiscais, comprovantes de pagamentos, são provas de que as empresas estão cumprindo com suas obrigações fiscais. Manter um local exclusivo para armazenamento de documentos, como um self storage, pode ser uma solução prática de conseguir uma organização empresarial eficiente.
Planejar a organização dos documentos fiscais no início de 2025 é fundamental para que nada saia do controle ao longo do ano. Isso ajuda no controle financeiro, na gestão tributária e, principalmente, na hora de fazer a declaração do Imposto de Renda. Ter uma organização empresarial evita riscos de multa dos órgãos fiscalizadores e otimiza os processos internos de uma empresa.
O planejamento do arquivamento fiscal deve ser feito todos os anos e alguns documentos precisam ser guardados por longos períodos, a maioria por cinco anos. Se a falta de espaço na empresa é um problema, os self storages podem ser as soluções para as empresas manterem tudo organizado para conseguir liberar espaço em seus ambientes de trabalho.
No self storage empresarial como a LocalBox, você consegue organizar melhor seus documentos fiscais, pois será um espaço reservado apenas para eles e você pode organizar conforme sua conveniência.
O maior desafio que uma empresa enfrenta é não implantar uma gestão de documentos logo no início do ano. Eles precisam ser colocados em ordem para serem localizados facilmente. Não é incomum documentos antigos serem requisitados, principalmente se algum órgão fiscalizador vier solicitá-lo.
Mas acumular muitos documentos ao longo dos anos, exige um espaço considerável na empresa para evitar extravios. Como falamos, alguns documentos precisam ficar guardados por longos períodos e o acúmulo de papel acaba sendo um problema, às vezes pode faltar espaço para arquivos de documentos.
Comprovantes de contas de consumo, por exemplo, precisam ser guardados por longos cinco anos e só depois desse tempo é recomendável descartá-los. Imagine a quantidade de documentos ao longo dos anos? Se não estiverem bem organizados, encontrar algum papel de anos atrás levará muito tempo. Não é só isso, os documentos precisam estar em perfeitas condições, ou seja, legíveis para que possam ser inspecionados, caso seja necessário. Papéis são frágeis e rapidamente se desintegram, se não estiverem guardados em condições ideais, o ambiente não pode apresentar sinais de umidade, muito menos mofo.
Alugando um espaço no self storage como a LocalBox, você terá muitos benefícios, veja só:
Na LocalBox os documentos ficarão em total segurança. Os ambientes comuns são limpos diariamente para evitar excesso de poeira e insetos; o nosso imóvel tem um sofisticado sistema de segurança; os espaços individuais são fechados à chave, só o locatário tem acesso (ou pessoas autorizadas por ele).
É importante manter o seu espaço no self storage organizado para fazer um armazenamento seguro e conseguir localizar o que precisa rapidamente. Existem algumas estratégias, fáceis de serem implementadas, que vão ajudar você nessa tarefa, vamos lá?
Separe os documentos pelo ano a que se referem e crie categorias como: notas fiscais, relatórios contábeis, contratos, etc. Depois de separar, coloque-os em caixas resistentes para ficarem bem protegidos
Identifique as caixas, anotando do lado de fora o que tem em seu conteúdo, por exemplo: notas fiscais – ano 2020 para localizar com maior rapidez dentro do box do self storage.
Certifique-se que os documentos estejam em bom estado. Coloque desumidificadores ou sachês antimofo dentro das caixas para evitar umidade, que pode danificar os documentos ou torná-los ilegíveis. Evite dobrar o documento muitas vezes, isso fragiliza ainda mais as fibras do papel e pode se deteriorar com o tempo.
Na LocalBox, os documentos ficarão muito bem protegidos, pois contamos com um sofisticado sistema de segurança para proteção contra danos, veja só:
Os documentos ficarão muito bem preservados, em conformidade com os prazos legais de arquivamento exigidos por órgãos públicos de fiscalização. Mas recomendamos fazer uma limpeza dentro dos boxes em períodos regulares para evitar o excesso de pó em seu interior.
Para ter maior aproveitamento do seu espaço na LocalBox, indicamos instalar estantes para colocar as caixas e, assim, ganhar o espaço vertical. Esse formato ajudará também a manter o local organizado e ficará mais fácil localizar algum documento, já que as caixas estarão identificadas.
Conforme recomendamos, coloque as caixas ordenadas por ano fiscal, das mais antigas para as mais recentes, facilita na hora de trazer nova carga de documentos para arquivar.
Separe as caixas por ano, deixando os mais antigos na parte de cima da estante, já que serão menos acessados. Os mais recentes deixe na parte mais baixa, pois estará à mão, muito mais fácil de serem resgatados, caso seja realizada uma auditoria ou consulta dos órgãos fiscalizadores.
Todas as empresas podem usar o self storage para armazenar seus documentos, mas aquelas que trabalham com grandes volumes de papéis, como os escritórios de contabilidade, podem ser os maiores beneficiados. Principalmente por cuidar de documentos de contabilidade de terceiros, por isso a organização precisa ser muito mais eficiente.
Mas pequenas empresas e profissionais liberais como advogados e médicos, que têm um espaço físico reduzido, também podem fazer uso de um box. Na LocalBox, você, empreendedor, vai encontrar boxes com 1m², suficiente para guardar muitos arquivos do ano anterior.
Ter um espaço em um self storage é uma maneira prática e muito funcional de fazer a preservação de registros. Você consegue liberar espaço físico no escritório, pode reorganizar melhor os móveis internos e estará incentivando a melhora no ambiente de trabalho, que acarretará em maior produtividade.
Esse espaço exclusivo fora da empresa é uma solução inteligente, pois sempre que você precisar, pode retirar o que precisa e os documentos estarão muito bem guardados e protegidos.
Adote essa medida para liberar espaço na sua empresa e faça a organização no início do ano, você vai perceber as vantagens na prática. Fale com a gente que podemos orientar como proceder, combinado?
