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Por:filipesales

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Por que e por quanto tempo guardar os documentos da empresa?

Arquivos

Muitos não sabem, mas há leis que obrigam que documentos fiscais gerados ou recebidos pelo Governo sejam guardados por um determinado tempo. A medida protege os casos de fiscalização nas esferas legais.

Esses registros são chamados de arquivos mortos, pois são contratos ou comprovantes antigos que podem não ser mais úteis para a empresa, mas precisam estar nos arquivos. Por isso, as empresas precisam implantar a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) nos escritórios. A TTD é uma relação dos itens documentais com a definição de tempo de arquivamento, que avalia cada papel pelo valor técnico, administrativo, histórico e legal.

Arquivo morto

Como funciona o sistema de armazenamento?

Os sistemas de armazenamento oferecem um local privativo e seguro, no qual a empresa poderá retirar a papelada que deseja com uma chave de segurança única.

Por quanto tempo guardar o arquivo morto?

O tempo de arquivamento depende da natureza do documento. A tabela abaixo relaciona os principais papéis a serem mantidos.

Aviso prévio	5 anos
Pedido de demissão	5 anos
Livro de inspeção de trabalho	Permanente
Termo de rescisão do contrato de trabalho	5 anos
Recibo de entrega de vale-transporte	5 anos
FGTS / Guia de Recolhimento	30 anos
Atestado de Saúde Ocupacional	20 anos após o desligamento do trabalhador
Comunicação de Dispensa – CD	5 anos
Cartão de ponto	5 anos
Contrato de trabalho	Permanente
Livros/fichas de registro de empregados	Permanente
Livros de atas da CIPA	Permanente
Recibos de pagamento e adiantamento salarial	5 anos
Recibos de pagamento e gozo de férias	5 anos
Recibos de pagamentos do 13º salário	5 anos

Onde guardar?

Para que o volume destes papéis não tome um grande espaço no seu escritório, a melhor opção é optar pelo armazenamento em um self storage, local onde ficarão totalmente seguros.

A LocalBox disponibiliza toda a estrutura de logística e segurança para os seus documentos importantes, sempre mantendo total privacidade e confidencialidade.

Restou alguma dúvida? Acesse o site da Localbox para encontrar as melhores soluções em Self Storage, Guarda Móveis e mais. Confira!

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