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Para conseguir a otimização de espaço no escritório, um self storage para empresas pode ser a solução perfeita por oferecer flexibilidade de armazenamento, sistemas de segurança, facilidade de locação e praticidade de acesso. A gestão de espaço de escritório será muito mais fácil ao guardar o excesso de documentos ou mobiliário em um local específico para esse fim.
A produtividade e a organização do escritório estão diretamente ligadas ao aspecto físico do local. Um ambiente sem excessos de papéis ou mobília, melhora o fluxo de trabalho. Até mesmo a movimentação dos funcionários no ambiente fica mais fluida, favorecendo a concentração e a eficiência. Imagine trabalhar em meio a um grande volume de documentos sem nenhuma organização, as chances de extravio de algum papel importante são grandes e pode gerar grandes prejuízos.
Alugar um espaço em um self storage para guardar documentos ou para armazenamento de mobiliário pouco utilizado pode ser uma solução prática e inteligente para conseguir liberar o ambiente do escritório e manter a organização em dia. Pois veja só: o self storage permite flexibilidade de acesso, oferece segurança para os pertences armazenados e não tem burocracia na locação. Na LocalBox é assim, porque nos preocupamos com essas questões para poder oferecer espaços que atendam suas urgências e necessidades.
Os escritórios podem se beneficiar de inúmeras maneiras ao utilizar um self storage como uma extensão da própria empresa, como aumentar o espaço físico e assim, proporcionar maior organização no ambiente de trabalho. A seguir vamos listar algumas situações positivas ao optar por esta solução, vamos lá?
Imagine um ambiente com muitos documentos empilhados… acrescente a isso, os equipamentos de trabalho (alguns pouco utilizados) que poderiam liberar o espaço para uma ocupação mais útil do escritório. A redução do clutter (palavra em inglês que significa “aglomerar”,”‘agrupar”) proporciona ambientes mais organizados e tornam o ritmo de trabalho muito mais produtivo.
A segurança em self storage é um ponto muito importante. Aqui na LocalBox, não é diferente:
Toda essa infraestrutura é necessária para a segurança dos materiais armazenados e também para a guarda de documentos que, muitas vezes, precisam ser mantidos por longos períodos.
Agora vamos falar da flexibilidade que temos na LocalBox. Alugar um espaço aqui não tem burocracia e temos boxes a partir de 1m² (equivalente a 10m² do seu espaço). Se no decorrer do contrato precisar aumentar o local de armazenamento, podemos resolver de forma rápida para atender às suas necessidades. Outra facilidade que oferecemos é a acessibilidade, não é preciso agendar ou avisar antecipadamente a sua visita e ainda estamos abertos aos sábados para sua maior comodidade (verifique os horários de funcionamento).
Identificando itens para self storage
A organização recomendada no escritório também se estende para o armazenamento em um self storage. Então, a identificação do que será guardado no espaço deve ser prioridade para poder localizar e manter tudo sob controle.
Muitos documentos precisam ser guardados por muitos anos, mas não precisam, necessariamente, estarem diariamente sempre à mão. Identifique as caixas que forem preenchidas com os documentos e as organize cronologicamente. Crie separações no box por categorias, como documentos fiscais, contábeis, tributos, recursos humanos, etc. Dessa forma tudo ficará devidamente organizado e facilitará se precisar localizar algo.
Assim que realocar os documentos do escritório para o self storage, reorganize o mobiliário na empresa. Pode ser que alguma mesa ou estante fique sem uso no momento, aproveite esse móvel e utilize no box para ajudar na organização. É uma boa ideia para liberar ainda mais o espaço no escritório, além de ter um lugar para guardar o móvel excedente.
Existem itens no escritório que só são usados esporadicamente, como equipamentos de manutenção, materiais de eventos ou ferramentas de tecnologia que podem ser guardados no self storage. Assim, quando precisar de algum equipamento que esteja armazenado, você retira do self storage e libera um espaço valioso para acomodar os materiais do seu escritório.
Alguns critérios devem ser levados em conta ao optar pelo self storage mais conveniente para o seu escritório, como a localização, a segurança, o custo-benefício e a acessibilidade de self storage. Todos esses pontos serão tratados a seguir.
A proximidade com o escritório é um ponto importante a considerar, já que o self storage será uma extensão da empresa. O percurso deve ser o menor possível, pois o deslocamento até o self storage deve ser feito com rapidez, principalmente em casos de urgência. A facilidade de acesso também deve ser levada em conta, pensando nisso, na LocalBox não é preciso agendamento nem aviso antecipado para acessar os boxes.
As condições de armazenamento de documentos são superimportantes, pois muitos deles precisam ficar guardados por anos e devem ser bem preservados. Aqui na LocalBox, todos os espaços são limpos e higienizados antes da entrega ao cliente e a limpeza das áreas comuns fazem parte da rotina para evitar poeira e infestação de insetos. Ainda investimos em sofisticados sistemas de segurança para garantir a integridade dos materiais armazenados.
Na LocalBox temos espaços a partir de 1m² até 30m². Você pode escolher o espaço que achar ideal e pagará apenas pela locação, sem IPTU ou condomínio. Se precisar, podemos ajudar dando orientações para saber o tamanho ideal de box. Mesmo se houver a necessidade de mais espaço durante a vigência do contrato, podemos ajudar nessa questão e tudo será resolvido sem burocracia.
Agora que falamos das vantagens e benefícios de utilizar um self storage para otimizar o espaço no escritório, vamos dar dicas de como conseguir o melhor aproveitamento dentro do espaço de armazenamento.
O box no self storage pode ser melhor aproveitado com o ganho do espaço vertical. Com a instalação de estantes é possível empilhar caixas de forma organizada para liberar o espaço do piso, importante para se movimentar no interior do box na hora de retirar ou repor algo. É importante que caixas mais pesadas fiquem na base da estante para dar estabilidade ao móvel e as mais leves vão por cima.
Deseja ter controle total do que está armazenando? Então, crie sistemas de inventário e relacione tudo o que está sendo guardado, indicando em que caixa se encontra. Como dissemos anteriormente no texto, delimite o espaço no box por categoria. Se for armazenar documentos, separe por assunto, como por exemplo: fiscal, contábil, RH e assim por diante. Na hora de fazer o inventário, será muito mais fácil localizar o que procura.
Se tiver dificuldade em encontrar algum material no armazenamento, é sinal que é hora de fazer uma revisão sobre o que está no self storage para manter a organização em dia. Você pode aproveitar para fazer uma manutenção para retirar os materiais mais antigos para dar espaço para os novos. Esse é um hábito que precisa se tornar rotina ao longo do tempo para manter o armazenamento sempre atualizado e em ordem.
Para conseguir realizar um planejamento de espaço de escritório eficiente e conseguir manter a optimização de espaço de trabalho de maneira contínua, o self storage pode ajudar nessa empreitada. Afinal, o acúmulo de documentos – muitos dos quais precisam ser mantidos por anos – é uma realidade, por isso mesmo, alugar um espaço em self storage especialmente para manter todo o material ajuda na organização do escritório. Mas alguns fatores precisam ser levados em consideração, como a segurança que o self storage oferece, sua localização, a flexibilidade de acesso, a facilidade de locação, a diversidade de boxes disponíveis e a economia de custos com o armazenamento.
Considerando todos esses fatores, o ambiente no escritório ficará com mais espaço livre que ajudará no ganho de eficiência, pois as atividades ganharão uma dinâmica melhor e os funcionários irão trabalhar mais focados e com maior eficiência. Se esta é a fase da sua empresa atualmente, então, está na hora de começar a pensar em alugar um espaço em um self storage e a gente pode ajudar na sua organização. Vamos conversar?
