Empresas de todo o mundo tiveram suas rotinas transformadas e é preciso ficar atento aos melhores sistemas de armazenamento de documentos para não perder nenhuma informação importante
Não é segredo para ninguém, principalmente para quem trabalha em cargos de gerencia de empresas, que a pandemia global provocada pelo novo coronavírus transformou o dia a dia de negócios em todo o mundo. E um exemplo disso é possível notar quando surgem questionamentos sobre como fazer a guarda de documentos fiscais e contábeis durante a crise. O que mudou? Como contratar um sistema de guarda documentos com facilidade. Se você se interessa pelo assunto, continue a leitura do post de hoje, aqui no blog da Localbox.
Guarda de documentos fiscais e contábeis durante a crise: vantagens
- Preservação: existem incontáveis tipos de documentos fiscais e contábeis que fazem parte do dia a dia de uma empresa. E alguns precisam ficar armazenados por muitos anos, outros por breves períodos. Cada um tem uma particularidade e o sistema de guarda documentos possibilita que você alugue um espaço adequado para guardar todas as informações importantes do negócio.
- Exemplos:
- Acordo de compensação de horas: 5 anos.
- Acordo de prorrogação de horas: 5 anos.
- Aviso prévio – comunicado: 2 anos.
- Autorização de descontos não previstos em lei: 5 anos.
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: 36 anos.
- Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional: 10 anos.
- Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS: 10 anos.
- Controles de ponto: 5 anos.
- Contrato de trabalho: Indeterminado.
- Depósitos do FGTS: 30 anos.
- Documentos relativos à retenção dos 11% do INSS: 10 anos.
- Comunicação do Aviso Prévio: 5 anos.
- Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc.): 10 anos.
- Livro Diário: 10 anos.
- Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual: 3 anos.
- FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social: 10 anos.
- Folha de pagamento: 10 anos.
- Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação: Indeterminado.
- Recibo de entrega do vale-transporte: 5 anos.
- Recibos de pagamento de férias: 10 anos.
- Recibo de pagamento de salário: 10 anos.
- Recibos de pagamento do 13º salário: 10 anos.
- Recibos e abonos pecuniários: 5 anos.
- Declaração de Ajuste Anual – IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores: 5 anos.
- DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimento: 5 anos.
- Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP): 5 anos.
- DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal – Pessoa Jurídica: 5 anos.
- DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte: 5 anos.
- Declaração de informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal – DITI-TIPI 33: 5 anos.
Além de todos estes documentos, existem outros que também possuem um determinado tempo que precisam ser armazenados. O ideal é analisar quais são os documentos precisamente indicados para o seu negócio e, com isso, identificar o período necessário que precisa manter em conservação. Em caso de dúvidas, apenas guarde o documento.
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