Manter um arquivo morto bem organizado é fundamental no dia a dia de qualquer escritório de advocacia. E é fácil aprender a organizar toda a papelada
Um dos grandes “problemas” na rotina dos advogados é lidar com arquivo morto para escritório de advocacia. E é fácil explicar o motivo: são centenas e/ou milhares de processos e documentos que formam um grande volume e que precisam ser armazenados por um determinado período. A famosa “papelada” que ocupa um grande espaço no escritório, porém, há uma solução para deixar tudo bem organizado, inclusive para consulta e utilização no futuro. Este é o assunto do post de hoje, aqui no blog da Localbox. Continue a leitura e aproveite o campo de comentários para enviar suas dúvidas sobre o assunto. A sua opinião é sempre bem-vinda.
Arquivo morto para escritório de advocacia: 6 dicas de organização
- Natureza: separe todos os documentos de acordo com suas naturezas, ou seja: processos, contas, contratos e assim por diante. Tal organização de arquivo morto para escritório de advocacia é fundamental para que você não perca nenhum documento de valor e possa, no futuro, consultar o que deseja com facilidade e muita praticidade.
- Armário próprio: não misture os documentos de arquivo morto com documentos que lida no dia a dia. Por exemplo, não guarde um processo que está em curso no mesmo local onde estão processos de 5 ou 10 anos atrás. O ideal é ter um armário próprio para guardar todos os arquivos mortos.
- Pastas plásticas: esta é uma ótima dica, já que o plástico é transparente (o que facilita a rápida identificação do conteúdo interno) e também resistente ao desgaste do tempo. O que não ocorre, por exemplo, com pastas de papel.
- Caixas transparentes: dentro do mesmo propósito, escolhas caixas plásticas transparentes para armazenar tudo, caso não tenha um armário próprio para tal. Caixas deste tipo também facilitam a rápida identificação do conteúdo interno e evitam o acúmulo de papéis nas mesas.
- Ambiente: é importante que o ambiente escolhido não apresente sinais de umidade, já que esta é uma vilã quando lidamos com papel. Caso escolha guardar a papelada em armários, verifique se o mesmo possui fechamento completo e está 100% livre de mofo e fungos. O cuidado com a iluminação também deve ser redobrado.
- Fora do escritório: esta é a principal dica do post de hoje. Contar com o sistema de arquivo morto para escritório de advocacia, um sistema externo, é fundamental para evitar o acúmulo de itens no escritório e também para garantir a preservação e segurança dos documentos valiosos para o seu escritório e clientes. E a boa notícia é que existem empresas especializadas neste tipo de atendimento.
Arquivo morto externo é a solução
A Localbox é uma empresa de renome no mercado e que trabalha há muitos anos com o sistema de arquivo morto para escritórios dos mais variados nichos, como para escritórios de advocacia. Contamos com diversos clientes deste mercado e que confiam no altíssimo padrão de qualidade e segurança dos boxes disponíveis para aluguel. Dentro deste sistema, você escolha o box com as dimensões que precisa e você mesmo fica com a chave do local, podendo assim inserir e retirar documentos sempre que julgar necessário.
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