Arquivo morto organizado: saiba como catalogar e organizar esse tipo de documento

Quem está liderando uma empresa ou ocupa algum cargo gerencial que atua diretamente com as mais variadas formas de documentação sabe muito bem como é importante ter organização no dia a dia. Neste cenário, um arquivo morto organizado faz toda a diferença para garantir produtividade e segurança de acesso a informações importantes. Aliás, antes de nos aprofundarmos sobre as melhores práticas de organização, é fundamental esclarecermos tecnicamente sobre o que estamos falando, não é mesmo?

O que é arquivo morto?

Não pense que este tipo de documento que não é mais necessário. Muito pelo contrário. Por definição, é um arquivo que precisa obrigatoriamente ser preservado por um longo período, normalmente de 10 a 15 anos.

Os arquivos mortos mais comuns são documentos fiscais e contábeis que tratam do histórico financeiro da empresa, como em relação a folhas de pagamento de anos atrás, pagamentos de impostos, etc. Esta informação, por exemplo, pode ser necessária para esclarecimento de dúvidas de órgãos fiscalizadores ou para planejamentos financeiros da própria organização.

Por que terceirizar o armazenamento de arquivo morto?

É uma questão de espaço e de produtividade. Primeiramente, arquivos mortos podem ocupar espaços estratégicos que, por sua vez, poderiam ser utilizados para outros fins, como para armazenar documentos essenciais e que são acessados frequentemente. Ao direcionar tais documentos para um ambiente externo, você ganha espaço no arquivo. Em relação à produtividade, suas equipes contábil e financeira, por exemplo, não perderão muito tempo ao procurarem determinados documentos no dia a dia.

Catalogar e organizar arquivo de uma empresa

Toda empresa, independentemente do segmento de atuação e porte, precisa contar com políticas organizacionais que garantam o mínimo possível de ordem dentro dos ambientes internos e, principalmente, para armazenamento e acesso de informações. É justamente por isso que catalogar e organizar arquivo de uma empresa é uma tarefa importante e que deve ser encabeçada por profissionais responsáveis, com experiência no assunto.

Para catalogar , primeiramente, você deve estabelecer padrões. Como será todo o processo? Organizará por ordem alfabética ou por origem dos documentos?  A definição de como fará o trabalho é o primeiro passo para não perder o controle em meio a tantos nomes de clientes, fornecedores, colaboradores, números de série, valores de impostos, etc. Considere também:

• Tenha fácil acesso a documentos que eventualmente serão solicitados com frequência;
• Estabeleça uma ordem de datas para documentos de uma mesma origem, como relatórios da equipe de vendas ou mesmo contas de água e energia;
• Armazene todo e qualquer documento em pastas/arquivos padronizados em relação ao tamanho. Pense em cores diferentes para destacar determinados assuntos.

A LocalBox tem as melhores soluções para organizar arquivo morto!

Quando é preciso armazenar arquivos por longos períodos de tempo, é essencial contar com quem realmente entende do assunto. É o caso da LocalBox, uma empresa especializada na locação de espaços e que trabalha com formatos e condições específicas para atender clientes de todos os segmentos e com necessidades variadas. É o caso da organização de arquivo morto.

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Imagem: Ralf Geithe | iStock / Getty Images Plus