Entenda como funciona o processo de arquivamento de documentos

Para garantir a boa organização, o arquivamento de documentos deve obedecer algumas regras básicas que visam a segurança da informação

Alguns tipos de documentos precisam ser armazenados por determinados períodos de tempo, como durante alguns anos ou mesmo por décadas. Justamente por isso, o arquivamento de documentos é um serviço tão procurado por empresas de pequeno, médio e grande porte. E, inclusive, o sistema de guarda documentos surgiu para atender essa necessidade. Quer saber mais sobre o assunto? Continue lendo o post de hoje, aqui no blog da LocalBox!

Arquivamento de documentos: tudo o que você precisa saber!

• Digitalização: é uma ação importante dentro do melhor cenário para arquivamento de documentos. Digitalize a informação. Ao fazer isso, opte também por salvar os arquivos digitais em HDs externos e na nuvem, para facilitar o acesso.
• Microfilmagem: este é um processo que tem validade jurídica e consiste, basicamente, na captação por fotografias dos documentos.
• Organização: ao guardar documentos de forma física ou digital, uma coisa não pode ser deixada de lado, que é a organização. Ao guardar os documentos fisicamente, opte por pastas de plástico transparentes com a devida identificação, como por etiquetas. Separe os documentos por assuntos ou por datas.

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Mais informações sobre o arquivamento de documentos

• Validade: alguns documentos que fazem parte da rotina administrativa da empresa devem ser guardados, obrigatoriamente, por determinados períodos de tempo. Os exemplos abaixo devem ser guardados por cinco anos:
• Livros fiscais.
• Impressos fiscais.
• Notas fiscais de serviços.
• Termos de ocorrência.
• Atas.
• Boletins.
• Pedidos.
• Autorizações.
• Convocações.
• Cartas de pedidos de demissão.
• COFINS.
• Acordo de compensação de horas.

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