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Organizar a secretaria escolar e seus documentos não é uma tarefa menos importante e que pode ser “deixada para depois” frente às exigências do dia a dia. Muito pelo contrário. Uma escola, faculdade, cursinho e qualquer outra instituição de ensino quando bem administrada neste quesito, está verdadeiramente preparada para o futuro.
Sim, sabemos que administrar uma instituição de ensino é um trabalho complexo e que são várias demandas criteriosas que a mesma precisa seguir, como em relação às normatizações do MEC, questões de higiene e segurança, cadastro e controle de alunos e professores, compra de materiais escolares e insumos em geral, etc. Aliás, é justamente neste ponto que a organização da secretaria escolar e seus documentos ganha ainda mais importância.
Imagine só precisar lidar com diversos assuntos importantes no dia a dia, a todo momento, sem o mínimo de organização possível? Ou quando é preciso consultar fichas e cadastros de alunos antigos / fornecedores, e você não encontra a informação necessária? Para não correr este tipo de risco, separamos no post de hoje 4 dicas para organizar uma secretaria escolar e seus documentos. Confira na sequência!
1 – Menos papel: uma boa dica para organizar a secretaria escolar e seus documentos é, quando possível, armazenar o mínimo de papel. Evidentemente em alguns casos não será possível ou tão fácil assim se livrar de folhas e mais folhas de contas antigas e documentos de muitos anos. Porém, quando tiver a oportunidade, digitalize e disponibilize documentos online para acesso remoto. Dica: quando não houver a necessidade de imprimir um documento, não pense duas vezes. Salve a informação em formato digital e disponibilize o acesso aos responsáveis em espaços virtuais, como via nuvem.
2 – Categorização: é essencial categorizar toda e qualquer informação física e/ou digital pertinente à secretaria escolar. E tem um bom motivo para isso: escolas, faculdades, cursinhos, etc., concentram muitos dados de alunos, professores, folha de pagamento, cadastro de fornecedores e por aí vai. Por isso, pense na categorização por “áreas”, como fichas dos alunos, fichas dos professores, relatórios operacionais. Organize, dentro de cada uma, também por histórico escolar, frequência, etc.
3 – Conservação dos documentos: cadastros em papel, fichas de alunos, históricos escolares, contas de energia e água de anos atrás… tudo isso pode se deteriorar com o passar do tempo. Para evitar isso, organize os documentos impressos em pastas (preferencialmente modelos fabricados com plástico) que oferecem isolamento contra umidade, poeira e até mesmo contra pragas em geral.
4- Treinamento e orientação de pessoal: seja na organização de documentos dentro da instituição de ensino ou em ambientes externos, como através do sistema Self Storage, é essencial que as pessoas responsáveis tenham total conhecimento do que está sendo armazenado. Para tal, ofereça treinamentos e promova orientações periódicas sobre as melhores práticas de cadastro, organização e acesso aos documentos da secretaria. Desta maneira, além de valorizar a questão organizacional, você também garante maior agilidade de atendimento.
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Imagem: Cameravit | iStock / Getty Images Plus
