Soluções para arquivo morto escolar – Saiba como organizar documentos da secretaria!
Uma escola lida com milhares de documentos todos os anos e é preciso saber como organizar arquivo morto escolar para não perder o controle de informações importantes.
Hoje, seguimos dentro do mesmo assunto e vamos apresentar mais dicas práticas para você organizar o arquivo morto escolar da sua unidade de ensino com o máximo de praticidade e sem estresse. Ficou interessado(a)? Confira na sequência!
Veja dicas de como organizar arquivo morto escolar
Se atente aos prazos: de acordo com a lei, os documentos dentro de um arquivo morto devem ser armazenados por até 20 anos.
Conheça os documentos que devem ser guardados: alguns tipos de documentos mais comuns de um arquivo morto, inclusive quando pensamos em escolas. São documentos trabalhistas, contratos de trabalho, contas, relatórios, garantia de equipamentos e recibos de imposto de renda.
Organize os documentos de forma categorizada: uma boa dica para começar a organizar o arquivo morto da escola é separar os documentos de acordo com o tipo, ou seja, em uma mesma pasta deixe somente os documentos trabalhistas. Em outra, os contratos de trabalho e assim por diante. Identifique cada pasta com uma etiqueta bem visível e legível.
Locação de espaço para arquivo morto de documentos em São Paulo
Muitas escolas sofrem com a falta de um espaço ideal para organizar o arquivo morto escolar, principalmente as instituições de ensino localizadas em grandes centros urbanos, como em São Paulo.
Mas, nem tudo é desespero. A LocalBox é uma empresa especializada no assunto e que tem experiência na área. São anos de know-how e centenas de escolas já atendidas nesta área. Em outras palavras, você sabe que pode confiar!
Arquivo morto escolar: confira mais dicas de organização
Caixas de plástico: na maioria dos casos, as escolas lidam com pilhas e pilhas de documentos em um arquivo morto. O ideal, portanto, é organizar em pastas e em caixas plásticas. Novamente, reforçamos a importância da categoria das caixas, assim como apontamos nas pastas. As caixas plásticas são seguras, fáceis de empilhar e a transparência ajuda na identificação do conteúdo interno.
Digitalização: assim que separar os documentos por tipo, aproveite o momento para digitalizar os mesmos, um por um, e também crie uma planilha online de controle. Desta maneira, sempre que precisar consultar uma informação no futuro, o acesso será mais facilitado e você perderá menos tempo.
Defina um profissional responsável: o ideal é contar com pelo menos um profissional responsável pelo arquivo morto escolar, em todas as pontas do projeto, desde a organização de cada documento nas pastas, a digitalização e assim por diante.
Uma escola lida com milhares de documentos todos os anos e é preciso saber como organizar arquivo morto escolar para não perder o controle de informações importantes.
