11 2940-3102

Zona Sul, São Paulo - SP

Box - Seg a Sex - 7h às 18h | Sáb - 8h às 12hEscritório - Seg a Sex - 8h às 18h | Sáb - 9h às 12h
Logo da Localbox

11 2940-3102

Zona Sul, São Paulo - SP

Box - Seg a Sex - 7h às 18h | Sáb - 8h às 12hEscritório - Seg a Sex - 8h às 18h | Sáb - 9h às 12h
Logo do WhatsappLogo do Waze
home

Documentos de RH: Por quanto tempo os documentos do departamento pessoal devem ser guardados?

Por:Beatriz Brasil
Image de capa do post Documentos de RH: Por quanto tempo os documentos do departamento pessoal devem ser guardados?

Documentos de RH: Por quanto tempo os documentos do departamento pessoal devem ser guardados?

Confira por quanto tempo cada tipo de documento do departamento pessoal deve ser guardados na sua empresa

 

Um aspecto importante quando pensamos em documentos de RH é em relação à sua validade. Ou seja, por quanto tempo é preciso guardar determinados documentos de rh conforme a legislação brasileira?

Dentro da área de recursos humanos, por exemplo, os documentos trabalhistas devem ser armazenados, no mínimo, por cinco anos a partir da data de pagamento ao empregado, ou, dois anos a contar da rescisão contatual conforme prazo prescricional para trabalhadores rurais e urbanos.

Além disso, documentos que tratam de Fundo de Garantia de Tempo de Serviço, o famoso FGTS, devem ser armazenados por pelo menos 30 anos. Abaixo, listamos outros documentos do DP e o tempo que devem ser guardados:

 

Documentos de RH que devem ser guardados entre 2 e 3 anos

 

  • 2 anos: Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho Aviso Prévio Pedido de Demissão.

  • 3 anos: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), contando a partir da data da postagem.

 

Documentos de RH que devem ser guardados por pelo menos 5 anos

 

  • Acordo de compensação;
  • Acordo de prorrogação de horas;
  • Atestado médico;
  • Autorização para descontos não previstos em lei;
  • Cartões, fichas ou livros de ponto;
  • Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);
  • Documentos relativos a créditos tributários (IR etc.);
  • Documentos relativos às eleições da CIPA;
  • Guias de Recolhimento de contribuição sindical, assistencial e confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional);
  • Mapa Anual de acidentes do trabalho;
  • Recibo de 13º salário;
  • Recibo de abono de férias;
  • Recibo de adiantamento do 13º salário;
  • Recibo de entrega do Requerimento Seguro-Desemprego (SD);
  • Recibo de gozo de férias;
  • Recibos de adiantamento;
  • Recibos de pagamento;
  • Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa;
  • Solicitação da 1ª parcela do 13º salário;
  • Solicitação de abono de férias Vale-transporte.

 

Documentos de RH que devem ser guardados entre 5 e 10 anos

 

  • Documentos que podem ser fiscalizados pelo INSS/RFB, por exemplo: folha de pagamento, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, recibo e ficha de salário-família (dependendo do caso).

 

Documentos de RH que devem ser guardados por 10, 20 e 30 anos

 

  • 10 anos: PIS/Pasep a partir da data prevista para recolhimento de salário-educação.

 

  • 20 anos:

    • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador;
    • Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador);
    • Dados obtidos no PPRA, o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;

 

  • 30 anos: Documentos relativos ao FGTS.

 

Documentos de RH que devem ser guardados por tempo indeterminado

 

IMPORTANTE: alguns documentos devem ser armazenados pela área de recursos humanos por tempo indeterminado. São eles:

 

  • Livros de Atas da CIPA;
  • Livros de Inspeção do Trabalho;
  • Contrato de Trabalho Livros ou Fichas de Registro de empregados RAIS.

 

Sobre o RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), o – o art. 8º da Portaria MTE nº 7/2012, alterada pela Portaria MTE nº 401/2012 determina:  “O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações relativas ao Ministério do Trabalho e Emprego – MTE: I – o relatório impresso ou a cópia dos arquivos; e II – o Recibo de Entrega da RAIS.”

Logo, devido ao nível de importância do documento, é preciso guardá-lo por tempo indeterminado.

 

 

E o que fazer com os documentos restantes?

 

Outros documentos, que não estão citados acima, possuem importância reduzida dentro da área de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Porém, como são se tratam de assuntos que já fizeram /fazem parte do dia a dia da empresa, principalmente nos aspectos financeiro e administrativo, é uma boa ideia também armazená-los.

Para tal, a LocalBox oferece espaços que atendem a esta finalidade. São ambientes seguros e adequados para você mesmo organizar os seus documentos de RH pelo tempo que for necessário. Acesse nossa página “Para Empresa” e confira as nossas principais vantagens para pessoas jurídicas

Mais artigos relacionados
Image de capa do post Afinal, o que podemos guardar de melhor nesse final de ano?
Afinal, o que podemos guardar de melhor nesse final de ano?

Ao longo do último ano, compartilhamos com você diversas maneiras de tornar seu lar e local de trabalho mais confortáveis e organizados. Mas, após vivermos um ano repleto de desafios, é essencial refletir sobre o que verdadeiramente importa.    Para isso, queremos te fazer uma pergunta: o que podemos guardar de melhor nesse final de […]

saiba mais
Image de capa do post Conheça as melhores dicas para guardar ferramentas e equipamentos
Conheça as melhores dicas para guardar ferramentas e equipamentos

Ei, você está constantemente procurando por aquela chave inglesa perdida ou o martelo que parece ter desaparecido misteriosamente? Então esse post é para você!   Ter um espaço de trabalho organizado não só aumenta a eficiência, mas também prolonga a vida útil das suas ferramentas e equipamentos.    Por isso, separamos as melhores dicas para […]

saiba mais
Image de capa do post Especial Natal: Veja os lugares perfeitos para esconder os presentes esse ano!
Especial Natal: Veja os lugares perfeitos para esconder os presentes esse ano!

À medida que nos aproximamos da temporada de festas, a emoção de presentear nossos entes queridos cresce. Entretanto, manter os presentes em segredo até o Natal pode ser um verdadeiro desafio.    Pensando nisso, criamos algumas dicas de onde esconder os presentes para te ajudar a tornar a noite feliz ainda mais mágica!   Onde […]

saiba mais
Image de capa do post Qual é a verdadeira importância da organização na sua vida cotidiana?
Qual é a verdadeira importância da organização na sua vida cotidiana?

A organização desempenha um papel fundamental em nossas vidas diárias, influenciando nosso bem-estar, produtividade e qualidade de vida.    Ter um ambiente organizado e manter uma rotina organizada não apenas facilita a realização de tarefas, mas também contribui para a redução do estresse e o aumento da eficiência.    Neste artigo, exploraremos a importância da […]

saiba mais
Image de capa do post Como organizar um closet pequeno e maximizar o espaço?
Como organizar um closet pequeno e maximizar o espaço?

Closets pequenos podem ser um desafio, mas com um planejamento inteligente e algumas dicas de organização, é possível aproveitar ao máximo o espaço disponível.    Seja você um amante da moda ou alguém que simplesmente deseja um espaço organizado para suas roupas, este guia ajudará a transformar seu closet pequeno em um espaço funcional e […]

saiba mais
Image de capa do post Organização Sustentável: Como reduzir o desperdício em casa?
Organização Sustentável: Como reduzir o desperdício em casa?

À medida que a conscientização ambiental cresce, mais pessoas estão buscando maneiras de adotar um estilo de vida mais sustentável. Uma ótima maneira de fazer isso é reduzir o desperdício em casa.    Ao organizar sua casa de forma sustentável, você não apenas economiza dinheiro, mas também ajuda o meio ambiente.    Neste artigo, compartilhamos […]

saiba mais
Image de capa do post Entenda a importância de um espaço de trabalho limpo e organizado para a produtividade
Entenda a importância de um espaço de trabalho limpo e organizado para a produtividade

Você já ouviu a expressão “Um espaço de trabalho organizado é um espaço de trabalho produtivo”?    Essa afirmação é mais do que um simples ditado; ela reflete uma verdade fundamental sobre a relação entre a organização do espaço de trabalho e a produtividade.    Se você está procurando maneiras de melhorar a eficiência e […]

saiba mais
Image de capa do post Conheça dicas infalíveis para organizar brinquedos em uma casa com crianças
Conheça dicas infalíveis para organizar brinquedos em uma casa com crianças

Se você é pai ou mãe, sabe o quanto é importante conhecer estratégias de como organizar os brinquedos em uma casa com crianças para tornar seu lar um ambiente acolhedor e lúdico.    Organizar brinquedos com crianças pode parecer uma tarefa impossível, mas com algumas estratégias inteligentes, você pode criar um ambiente organizado e agradável […]

saiba mais
Image de capa do post Guia rápido de como maximizar o espaço em box de autoarmazenamento self storage?
Guia rápido de como maximizar o espaço em box de autoarmazenamento self storage?

Quando se trata de armazenamento, a otimização do espaço é a chave para garantir que você aproveite ao máximo cada centímetro do seu box self storage.    Seja você um adepto usuário de box de autoarmazenamento ou um locatário de primeira viagem, esse artigo está repleto de sugestões inteligentes para te ajudar a aproveitar ao […]

saiba mais
Image de capa do post Itens de colecionador: O que são e melhores dicas para guardá-los corretamente
Itens de colecionador: O que são e melhores dicas para guardá-los corretamente

A paixão por colecionar itens únicos é uma jornada emocionante, mas também requer cuidados especiais para garantir que esses tesouros sejam preservados ao longo dos anos.    Seja você um aficionado por moedas antigas, brinquedos clássicos ou obras de arte raras, o armazenamento adequado é crucial para manter a integridade de sua coleção.    Neste […]

saiba mais
Image de capa do post 7 curiosidades que talvez você não saiba sobre o self storage!
7 curiosidades que talvez você não saiba sobre o self storage!

O self storage, também conhecido como armazenamento pessoal ou auto armazenamento, é um conceito que ganhou popularidade nas últimas décadas.    Ele envolve o aluguel de espaços individuais para armazenar pertences pessoais ou empresariais. E, nesse post, vamos te mostrar algumas curiosidades sobre o self storage que você talvez não saiba, confira!   Curiosidades sobre […]

saiba mais
Image de capa do post Descubra como aproveitar melhor o espaço em apartamentos pequenos
Descubra como aproveitar melhor o espaço em apartamentos pequenos

Descobrir uma boa maneira de aproveitar melhor o espaço em apartamentos pequenos pode ser um desafio quando se trata de organização.    No entanto, com algumas estratégias inteligentes, é possível aproveitar ao máximo cada centímetro disponível e tornar seu cantinho mais eficiente e confortável!   Neste artigo, trouxemos algumas dicas valiosas para otimizar o espaço […]

saiba mais
Image de capa do post Quais recordações as festas juninas despertam em você?
Quais recordações as festas juninas despertam em você?

Se vestir de “caipira”, dançar quadrilha, comer milho quentinho e dividir uma maçã do amor… Hoje nós queremos saber: quais são as recordações que as festas juninas despertam e você?   É… sem dúvidas a festa junina é uma das épocas mais gostosas do ano, onde temos a oportunidade de criar lembranças maravilhosas e coloridas, […]

saiba mais
Image de capa do post Especial Mês das Noivas: Onde e Como Guardar Presentes de Casamento?
Especial Mês das Noivas: Onde e Como Guardar Presentes de Casamento?

Está planejando subir ao altar em breve? Nesse post você vai aprender onde e como guardar presentes de casamento e demais itens da casa até a data da mudança.   A tradição do mês das noivas em maio foi difundida ao redor do mundo e foi incorporada aos elementos de diversas culturas.    “Quando você […]

saiba mais
Image de capa do post Guia definitivo de como organizar o guarda-roupa e mantê-lo arrumado
Guia definitivo de como organizar o guarda-roupa e mantê-lo arrumado

Você quer saber como organizar o guarda-roupa e mantê-lo arrumado sempre? Então esse post é para você!    Abaixo separamos as melhores dicas para colocar suas roupas e acessórios em ordem, com ideias fáceis de aderir (e manter) para tornar seu guarda-roupas digno do Pinterest!   Passo a passo de como organizar o guarda-roupa do […]

saiba mais
Image de capa do post Qual é o papel da organização na saúde mental e emocional?
Qual é o papel da organização na saúde mental e emocional?

Você sabia que a organização desempenha um papel muito importante na nossa saúde mental e emocional?   Após um longo período de isolamento social provocado pela pandemia, os diagnósticos de ansiedade e depressão se tornaram mais frequentes e quase todos nós conseguimos pensar em alguém próximo que se encontra nessa situação.   Mas, o que […]

saiba mais
Image de capa do post Confira 5 dicas para economizar morando em São Paulo
Confira 5 dicas para economizar morando em São Paulo

Você mora ou está de mudança para a maior cidade da América Latina? Saiba que é possível fazer escolhas inteligentes e economizar morando em São Paulo.    De acordo com o IBGE, o custo de vida médio de São Paulo chega a mais de R$4.500,00, sendo o segundo mais caro do país.   Esse valor […]

saiba mais
Image de capa do post Aluguel de Box Pequeno – Ganhe mais espaço de armazenamento sem burocracia!
Aluguel de Box Pequeno – Ganhe mais espaço de armazenamento sem burocracia!

A LocalBox oferece o aluguel de box pequeno, a partir de 1m³, para que o seu lar ganhe mais espaço, conforto e praticidade.   Você já parou para pensar no que cabe em 1m³?    Pode ser aquela mala de viagem que você ainda está pensando onde guardar, os documentos da sua empresa que aderiu […]

saiba mais
Image de capa do post Como a LocalBox apoia as mulheres a realizarem os seus sonhos?
Como a LocalBox apoia as mulheres a realizarem os seus sonhos?

No mês das mulheres, queremos falar sobre como apoiamos as mulheres a realizarem os seus sonhos e te convidar a repensar qual é o papel das empresas para tornar suas vidas melhor, dando suporte aos seus sonhos e permitindo que todas possam abraçar novas oportunidades.   A LocalBox foi criada em 2013 a partir dos […]

saiba mais
Image de capa do post Vem pra folia! 3 inspirações de decoração para o carnaval
Vem pra folia! 3 inspirações de decoração para o carnaval

Uma decoração para o carnaval ajuda a criar uma atmosfera divertida e alegre para a festa. Ela também pode ajudar as pessoas a se sentirem mais incluídas e animadas durante essa época tão festiva.   Listamos algumas inspirações que podem ser usadas para dar um tom carnavalesco às festas de aniversário, comércios e escolas, por […]

saiba mais