Confira por quanto tempo cada tipo de documento do departamento pessoal deve ser guardados na sua empresa
Um aspecto importante quando pensamos em documentos de RH é em relação à sua validade. Ou seja, por quanto tempo é preciso guardar determinados documentos de rh conforme a legislação brasileira?
Dentro da área de recursos humanos, por exemplo, os documentos trabalhistas devem ser armazenados, no mínimo, por cinco anos a partir da data de pagamento ao empregado, ou, dois anos a contar da rescisão contatual conforme prazo prescricional para trabalhadores rurais e urbanos.
Além disso, documentos que tratam de Fundo de Garantia de Tempo de Serviço, o famoso FGTS, devem ser armazenados por pelo menos 30 anos. Abaixo, listamos outros documentos do DP e o tempo que devem ser guardados:
Documentos de RH que devem ser guardados entre 2 e 3 anos
- 2 anos: Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho Aviso Prévio Pedido de Demissão.
- 3 anos: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), contando a partir da data da postagem.
Documentos de RH que devem ser guardados por pelo menos 5 anos
- Acordo de compensação;
- Acordo de prorrogação de horas;
- Atestado médico;
- Autorização para descontos não previstos em lei;
- Cartões, fichas ou livros de ponto;
- Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);
- Documentos relativos a créditos tributários (IR etc.);
- Documentos relativos às eleições da CIPA;
- Guias de Recolhimento de contribuição sindical, assistencial e confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional);
- Mapa Anual de acidentes do trabalho;
- Recibo de 13º salário;
- Recibo de abono de férias;
- Recibo de adiantamento do 13º salário;
- Recibo de entrega do Requerimento Seguro-Desemprego (SD);
- Recibo de gozo de férias;
- Recibos de adiantamento;
- Recibos de pagamento;
- Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa;
- Solicitação da 1ª parcela do 13º salário;
- Solicitação de abono de férias Vale-transporte.
Documentos de RH que devem ser guardados entre 5 e 10 anos
- Documentos que podem ser fiscalizados pelo INSS/RFB, por exemplo: folha de pagamento, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, recibo e ficha de salário-família (dependendo do caso).
Documentos de RH que devem ser guardados por 10, 20 e 30 anos
- 10 anos: PIS/Pasep a partir da data prevista para recolhimento de salário-educação.
- 20 anos:
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador;
- Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador);
- Dados obtidos no PPRA, o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
- 30 anos: Documentos relativos ao FGTS.
Documentos de RH que devem ser guardados por tempo indeterminado
IMPORTANTE: alguns documentos devem ser armazenados pela área de recursos humanos por tempo indeterminado. São eles:
- Livros de Atas da CIPA;
- Livros de Inspeção do Trabalho;
- Contrato de Trabalho Livros ou Fichas de Registro de empregados RAIS.
Sobre o RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), o – o art. 8º da Portaria MTE nº 7/2012, alterada pela Portaria MTE nº 401/2012 determina: “O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações relativas ao Ministério do Trabalho e Emprego – MTE: I – o relatório impresso ou a cópia dos arquivos; e II – o Recibo de Entrega da RAIS.”
Logo, devido ao nível de importância do documento, é preciso guardá-lo por tempo indeterminado.
E o que fazer com os documentos restantes?
Outros documentos, que não estão citados acima, possuem importância reduzida dentro da área de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Porém, como são se tratam de assuntos que já fizeram /fazem parte do dia a dia da empresa, principalmente nos aspectos financeiro e administrativo, é uma boa ideia também armazená-los.
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