Qual o uso?

Todos os campos são obrigatórios
Todos os campos são obrigatórios

Veja como administrar os principais tipos de documentos de RH e o que fazer com os restantes

Veja como administrar os principais tipos de documentos de RH e o que fazer com os restantes

Não é segredo para ninguém que a área de Recursos Humanos, o famoso RH, é o coração administrativo de qualquer empresa. É lá que os documentos mais importantes são produzidos, discutidos, armazenados e onde podem ser consultados. Dentro deste assunto, você saberia dizer quais são os documentos mais importantes que o RH deve trabalhar? Abaixo listamos os principais e também os prazos mínimos, previstos em lei, que toda empresa deve guardá-los. Confira!

Validade dos documentos de RH

Um aspecto importante quando pensamos em documentos de RH é em relação à validade dos documentos, ou seja, por quanto tempo é preciso guardar determinados itens conforme a legislação brasileira. Por exemplo, dentro da área de recursos humanos, os documentos trabalhistas devem ser armazenados, no mínimo, por cinco anos a partir da data de pagamento ao empregado, ou, dois anos a contar da rescisão contatual conforme prazo prescricional para trabalhadores rurais e urbanos.

Além disso, documentos que tratam de Fundo de Garantia de Tempo de Serviço, o famoso FGRS, devem ser armazenados por pelo menos 30 anos. Abaixo, listamos outros documentos e o tempo que devem ser guardados:

  • 2 anos: Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho Aviso Prévio Pedido de Demissão.
  • 3 anos: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), contando a partir da data da postagem.
  • 5 anos:
    • Acordo de compensação;
    • Acordo de prorrogação de horas;
    • Atestado médico;
    • Autorização para descontos não previstos em lei;
    • Cartões, fichas ou livros de ponto;
    • Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);
    • Documentos relativos a créditos tributários (IR etc.);
    • Documentos relativos às eleições da CIPA;
    • Guias de Recolhimento de contribuição sindical, assistencial e confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional);
    • Mapa Anual de acidentes do trabalho;
    • Recibo de 13º salário;
    • Recibo de abono de férias;
    • Recibo de adiantamento do 13º salário;
    • Recibo de entrega do Requerimento Seguro-Desemprego (SD);
    • Recibo de gozo de férias;
    • Recibos de adiantamento;
    • Recibos de pagamento;
    • Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa;
    • Solicitação da 1ª parcela do 13º salário;
    • Solicitação de abono de férias Vale-transporte.
  • 5 a 10 anos (dependendo do caso):
    • Documentos que podem ser fiscalizados pelo INSS/RFB, por exemplo: folha de pagamento, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, recibo e ficha de salário-família.
  • 10 anos: PIS/Pasep a partir da data prevista para recolhimento de Salário-educação.
  • 20 anos:
    • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador;
    • Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador);
    • Dados obtidos no PPRA, o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
  • 30 anos: documentos relativos ao FGTS.

IMPORTANTE: alguns documentos devem ser armazenados pela área de recursos humanos por tempo indeterminado. São eles:

  • Livros de Atas da CIPA;
  • Livros de Inspeção do Trabalho;
  • Contrato de Trabalho Livros ou Fichas de Registro de empregados RAIS.

Sobre o RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), o – o art. 8º da Portaria MTE nº 7/2012, alterada pela Portaria MTE nº 401/2012 determina:  “O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações relativas ao Ministério do Trabalho e Emprego – MTE: I – o relatório impresso ou a cópia dos arquivos; e II – o Recibo de Entrega da RAIS.”

Logo, devido ao nível de importância do documento, é preciso guardá-lo por tempo indeterminado.

Documentos restantes

Outros documentos, que não estão citados acima, possuem importância reduzida dentro da área de Recursos Humanos. Porém, como são itens que tratam de assuntos que já fizeram /fazem parte do dia a dia da empresa, principalmente nos aspectos financeiro e administrativo, é uma boa ideia também armazená-los.

Para tal, a LocalBox oferece espaços que atendem a esta finalidade. São ambientes seguros e adequados para você mesmo organizar os seus documentos de RH pelo tempo que for necessário. Quer saber como tudo isso funciona? Entre em contato com a equipe comercial, clicando aqui, para esclarecer todas as suas dúvidas sobre preços, condições e outros aspetos. Caso prefira ligar, nosso telefone de contato é o (11) 2940-3102.

Crédito: undefined undefined / Tipo de licença: Royalty-free / Coleção: iStock / Getty Images Plus

0 Respostas para “Veja como administrar os principais tipos de documentos de RH e o que fazer com os restantes”


  1. Sem comentários

Deixe um comentário