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Saiba como montar e organizar um arquivo morto

O arquivo morto é essencial para todo e qualquer negócio comercial. É o local em que precisam ser armazenados recibos de Imposto de Renda, contratos, contas, documentos trabalhistas, relatórios, garantia de equipamentos, e muito mais. É para lá que vão todos os papéis que uma empresa deve preservar por determinados períodos.

A legislação brasileira determina que um documento corporativo deve ser guardado por cerca de 20 anos, para fins de consulta ou comprovação de qualquer aspecto que envolva aquela instituição. Por essas razões, o arquivo morto é figura constante em qualquer ambiente de trabalho, inclusive por “aliviar” aquela pilha de papéis dentro de um armário que poderia ser melhor aproveitado.

Além disso, a organização adequada também facilita consultas de informações / comprovantes dos últimos anos, o que é essencial para qualquer organização.  Outro ponto crucial é em relação aos ativos, que não devem ser misturados com documentos mais antigos.

 

6 dicas para montar e organizar um arquivo morto

Em um país burocrático como o Brasil, um papel pode determinar o curso de uma situação, principalmente as judiciais. Por isso, todo cuidado é válido. Confira algumas dicas de como manter um arquivo morto organizado e condizente com a legislação:

1 – Planejamento – A primeira medida a se tomar é definir qual o local abrigará o arquivo morto. A partir disso, elabore um projeto, pense como móveis e caixas poderão compor o espaço para que o ambiente seja o mais organizado possível. Planeje a divisão de setores, levando em conta a acesso dos colaboradores aos arquivos e o segmento dos papéis: contratos, relatórios, contas, etc.

2 -Escolha um modelo de arquivo:

Em Caixas: Organize as caixas convencionais pelo departamento da empresa. Você pode escolher entre os modelos de papelão, feita de material reciclado e com grande durabilidade; as de poliondas, que também possuem grande durabilidade, mas com o diferencial de serem encontradas em diversas cores, que vão facilitar a organização. Outra boa dica é separar por cores: laranja para contratos; amarelo para contas e assim por diante. Para organizar pastas suspensas, quando a quantidade não for tão grande, utilize gavetões ou arquivos verticais;

3 -Armários – O material mais comum de armário para arquivo morto é o aço, que pode, inclusive, fazer parte do design do ambiente, dependendo da cor e do modelo. Mas há também opções em madeira, como o carvalho, o mogno e até em MDF, que custam menos e auxiliam na decoração, mesmo tendo uma durabilidade menor do que o de aço.

4 -Organize por pastas – Para facilitar o acesso, setorize os documentos por meses ou períodos dentro daquele ano. Se a caixa for relativa aos contratos de 2017, crie 12 pastas referentes a cada mês, assim você vai encontrar rapidinho o que você precisa.

5 -Mantenha a limpeza e organização – Além de manter as pastas organizadas internamente, não deixe de manter a limpeza periódica. Papéis costumam carregar microorganismos que, com o tempo, podem facilitar a proliferação de mofo, traças e isso pode destruir o documento que deveria ser conservado.

6 – Armazene fora da empresa – Um arquivo morto deve existir, porém não necessariamente dentro da organização. Há empresas especializadas em armazenagem de documentos, que podem te livrar de um serviço chato e ainda aumentar o espaço disponível dentro do seu negócio.

 

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 Imagem: cyano66 | iStock / Getty Images Plus

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