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Por quanto tempo devo guardar documentos do condomínio? Como manter a conservação?

Blog 09/09/2020

Armazenar os documentos do condomínio da forma correta é garantir a preservação de informações importantes por muito mais tempo

É lei! Mais precisamente é a Lei 10.833/2003 que trata dos tipos de documentos que devem ser obrigatoriamente armazenados pela administração do condomínio, principalmente em relação a retenções e recolhimentos tributários por serviços prestados, conforme o artigo 30 da mesma lei. E você, sabe dizer por quanto tempo deve guardar documentos do condomínio? Confira na sequência do post!

Fique de olho no tempo de guarda dos documentos do condomínio

  • DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSLL) = 5 anos
  • DIRF = 5 anos
  • Folha de Ponto = 5 anos
  • GR Contribuição Sindical / Assistencial = 5 anos
  • GPS = 5 anos
  • Holerites / Recibos de Pagamentos = 5 anos
  • Recibo de Vale Refeição = 6 anos
  • Recibo de Vale Transporte = 6 anos
  • Extratos Bancários = 6 anos
  • DARF PIS/Folha = 10 anos
  • Formulário CAGED = 10 anos
  • Pastas de Prestação de Contas = 10 anos
  • Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) = 20 anos
  • Laudo PPRA = 20 anos
  • GFIP (FGTS – RE / GR) = 35 anos
  • Folha de Pagamento = 35 anos
  • Orçamentos / Contratos de Obras = até o final da garantia
  • Livro de Inspeção do Trabalho = Permanente
  • Processos Trabalhistas = Permanente
  • Prontuários de Funcionários = Permanente
  • Dossiê (Convenção / Especificação) = Permanente
  • Livros de Atas de Assembleia = Permanente
  • Plantas do Condomínio = Permanente
  • RAIS = indeterminado

Já em relação à conservação, o ideal é que os documentos sejam armazenados em pastas plásticas, sem grampos ou mesmo clipes, já que a presença de metal pode deteriorar o papel com o passar dos anos. Se possível, utilize também caixas plásticas para guardar os documentos e prefira a organização de acordo com o tipo de informação, o que facilitará futuras consultas.

Guarda documentos é uma ótima solução

Já ouviu falar no sistema de guarda documentos? A gente explica: trata-se de um modelo onde você aluga um espaço, um box, e pode armazenar nele todos os documentos que você desejar, pelo tempo que for necessário, conforme contrato de aluguel celebrado entre você e a empresa responsável pelo espaço, como a Localbox.

Você pode alugar um ou mais boxes com dimensões variadas, de pequenos a grandes. Outro diferencial que vale ser mencionado é que a chave do local fica com você, o que garante muito mais praticidade para retirar ou inserir documentos do condomínio sempre que for necessário.

Também podemos citar como uma das grandes vantagens a economia de espaço dentro do condomínio, isso porque seria necessário dedicar um determinado local para guardar todos os documentos, e em muitos casos, não há tal disponibilidade. E a má organização pode levar à deterioração dos documentos com o passar do tempo.

Fale com a Localbox

Não perca mais tempo procurando por espaços para guardar os documentos do seu condomínio. Fale com um dos nossos especialistas e descubra os preços e condições especiais. Você certamente irá se surpreender e não terá mais dores de cabeça em relação ao espaço para guardar documentos, conservação dos mesmos e assim por diante. Aproveite!