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Arquivo

Guarda-documentos é opção ideal para armazenar arquivo morto de empresas

Guarda documentos

De acordo com a Lei nº 8.159, de 1991, as empresas devem guardar todos os seus documentos, mesmo que eles já estejam digitalizados. Apesar de essa regra parecer pouco sustentável, é uma excelente forma de evitar desperdícios, caso algum documento tenha que ser reproduzido novamente.

Uma pesquisa divulgada no portal Administradores apontou que mais de 7% dos documentos nos Estados Unidos são perdidos anualmente. O que faz os profissionais gastarem mais de 50% do tempo trabalhado à procura deles.

Para quem não sabe, documentos como a guia de previdência dos funcionários podem ser solicitados durante uma auditoria do INSS. Ao declarar o Imposto de Renda, as empresas também podem precisar buscar comprovantes físicos.

Mesmo as companhias que terceirizam a contabilidade estão sujeitas a isso. A maior parte das assessorias contábeis só guarda os documentos por dois anos, sendo que nesse caso o ideal seriam cinco anos.

Como as empresas estão focadas em suas atividade e tarefas, é comum não dar a importância devida aos documentos. Armazenar o arquivo morto é, portanto, a melhor forma de proteger a empresa. Mais do que papéis, esses documentos contêm informações relevantes sobre os negócios da companhia. Merecem atenção especial.

Como funciona o arquivo morto

A LocalBox possui um sistema de armazenagem para arquivo morto, que funciona de maneira semelhante ao guarda-móveis. Depois de se apresentarem na recepção, apenas você ou alguém autorizado por você terá acesso ao box. Nossos funcionários não têm acesso ao conteúdo dos boxes.

O guarda-móveis da LocalBox é uma excelente alternativa para você que não pode ou quer guardar os documentos na empresa. Além de ser mais seguro, nosso sistema de Self Storage pois possui vigilância 24 horas, essa também é uma forma de economizar espaço na empresa, seja para guardar mais estoque ou fazer, quem sabe, uma sala de reuniões.

Você pode alugar o box da LocalBox do tamanho e pelo tempo que precisa. No dia de contratar o aluguel, você terá uma chave de segurança única, para atestar a confidencialidade dos pertences da empresa. Para ajudá-lo ainda mais, disponibilizamos carrinhos para fazer o transporte dos documentos tranquilamente.

Vai viajar no final de ano? Alugue seu apartamento!

Aluguel

Ideia que já vem sendo aplicada por diversas pessoas, principalmente em épocas que a procura é maior e que muita gente opta por viajar, alugar o próprio apartamento no período de alta temporada é excelente por gerar uma renda extra e fazer com que o espaço permaneça ocupado. A segurança consegue ser garantida pelo contrato e também pela preferência em alugar sempre para pessoas conhecidas ou indicadas, tudo isso com a certeza de que o espaço será bem aproveitado quando você estiver fora e sem grandes preocupações nesse período. Para isso, vale a pena conferir algumas dicas para ajudar nessa missão!

Alugue um box

Você possui algum elemento mais frágil ou que exige um cuidado maior? Bens de maior valor ou ainda elementos que você não quer que fiquem no apartamento durante o período de locação temporária podem ser guardados em boxes. O tempo é determinado pelo cliente, com condições excelentes e a segurança de ter um espaço só seu e com acesso restrito. Essa solução é perfeita principalmente para quem vai passar uma temporada fora e não quer ter nenhuma preocupação. Consulte a LocalBox!

O que guardar?

Alguns itens podem ser retirados da casa durante esse período, para evitar qualquer problema futuro. Entre eles, joias, aparelhos eletrônicos, itens de decoração e obras de arte, por exemplo. Além disso, elementos frágeis e que não poderão ser substituídos, pequenos objetos e roupas que são mais especiais para os donos, evitando que sejam usados ou até mesmo danificados. podem ser levados ao self storage da Localbox.

Na internet

Boas opções de sites especializados no ramos podem ser achadas na internet, nos quais é possível anunciar e também entrar em contato com imóveis disponíveis. Eles conseguem fazer a conexão com as pessoas que buscam imóveis para passar o final de ano, principalmente em cidades com grande procura como São Paulo. Tudo isso com o contato direto e a segurança de fornecer os documentos e informações importantes antes de fechar negócio. Em alguns sites é possível até mesmo alugar apenas um quarto e “partilhar” o ambiente com seu hóspede.

Contrato

Antes de mais nada, para estabelecer os acordos do aluguel, nada melhor do que a elaboração de um contrato bem detalhado. Isso o protegerá no caso de qualquer dano ao imóvel ou aos bens, resguardando o locador e até mesmo o locatário. Ele torna também a estadia mais tranquila e faz com que qualquer dúvida seja esclarecida antes mesmo de fechar negócio. Lá também é possível estipular algumas pequenas regras para esse período e todos os cuidados com a segurança de tudo que está incluído no aluguel.

Final de ano é época de organizar a casa; confira nossas dicas

Organizando a casa

A chegada de um novo ano é sempre marcada pelo clima de renovação. Em meio as tradições que marcam a virada, muitas pessoas aproveitam a época para organizar a casa e selecionar os itens que não desejam mais. A primeira etapa desse processo consiste em identificar aquilo que não deve mais ser mantido e que não terá utilidade para outras pessoas – tudo isso deve ir para o lixo. Caso precise descartar aparelhos eletrônicos, pilhas ou baterias, fique atento à forma correta de fazê-lo ou procure um posto de descarte.

Roupas, livros, calçados, objetos diversos. Tudo isso pode ser considerado durante uma limpeza maior, para que se identifique os artigos que realmente não são mais importantes. Pondere a real utilidade de cada um deles e a frequência do uso – grande parte das coisas realmente não fazem mais parte do seu cotidiano. Peças de vestuário e sapatos podem ser doados para instituições de caridade ou até mesmo vendidas em brechós ou sites de vendas online, o que pode ainda gerar um dinheiro a mais para o final de ano.

Como nem todas as coisas precisam ser descartadas, é importante pensar na maneira como elas serão armazenadas. Para deixar a casa toda mais arrumada, deixe em gavetas e armários somente as coisas que são utilizadas frequentemente. Os itens que devem ser guardados, seja por necessidade ou por motivos sentimentais e de lembranças, podem ser organizados em caixas ou arquivos.

Se não houver espaço livre em casa, um box de self storage é a solução mais viável. Além de garantir que a casa não ficará cheia de itens para ser guardados, o self storage também oferece a certeza de que tudo está armazenado de maneira prática e cômoda, sem que você precise se preocupar com a segurança dos seus itens mais queridos. Consulte a LocalBox!

Por que o arquivo morto é indispensável para as empresas?

Arquivo morto

Com o passar dos anos, as empresas acabam acumulando uma quantidade considerável de documentos, mobília de escritório, entre outros itens que são importantes e precisam ser armazenados, ocupando espaços que muitas vezes poderiam ser utilizados para o próprio crescimento da organização. Porém, guardar esse tipo de documento contribui para que seja possível manter o histórico da empresa em permanente construção, com dados para a vida inteira, como por exemplo: arquivos referentes a demissões e contratações, fundo de garantia e folhas de pagamento.

Jogar fora documentos importantes não é uma opção, mas também o estoque desorganizado e em excesso causa desordem no ambiente e pode causar a perda de documentos importantes que farão falta no futuro.

O costume de alugar espaços terceirizados para guardar objetos, lembranças e móveis é muito difundido nos Estados Unidos, geralmente usados por pessoas que não têm espaço em suas casas.

Já no Brasil essa tendência já está mais que consolidada e se mostra cada vez mais presente nas empresas pela necessidade de guardarem de forma mais organizada e segura seus arquivos mortos, contratos, equipamentos, resumindo, papéis importantes que não podem ser perdidos.

Terceirização da otimização de espaço

Neste caso, a solução é o self storage, ou seja, a locação de espaços, de acordo com a necessidade do contratante, onde seja possível guardar esses itens dos quais as empresas não desejam se desfazer, mas não têm condições, ou desejo, de manter em seus espaços físicos.

Os espaços disponíveis podem ser variados e auxiliam as pequenas e médias empresas a gerenciar de forma mais eficiente o arquivo morto, desobstruindo locais que poderiam estar sendo usados para outras funções. Os funcionários, devidamente cadastrados, têm acesso ao conteúdo e podem usá-lo de acordo com sua necessidade. O local exclusivo acaba se tornando uma extensão da empresa.

De forma simples e eficaz, as self storages resolvem o problema da falta de espaço bastante comum em cidades grandes, onde o metro quadrado, com a valorização das áreas centrais e de especulação imobiliária, acabam se tornando muito caros. Seus itens mais valiosos e numerosos estarão bem dispostos e protegidos, otimizando seus negócios!

Trocar o estoque por Self Storage pode resultar em uma economia de até 60%

Self Storage

O sistema de armazenagem Self Storage é um conceito inovador para quem precisa guardar documentos importantes ou mesmo móveis e objetos de valor em um local seguro e não tem espaço suficiente dentro de casa ou da empresa, situação comum principalmente para quem trabalha com negócios virtuais. A locação de boxes individuais pode ser realizada tanto por uma pessoa física quanto jurídica, e cada um deles é totalmente multifuncional, capaz de atender a diversas necessidades. Além disso, a duração do aluguel varia de acordo com os interesses do usuário.

Entre as principais vantagens em realizar esse tipo de aluguel, é o custo médio, que sai bem mais em conta do que alugar um estoque físico, gerando uma economia, muitas vezes, de até 60%, visto que no valor da locação do espaço já estão inclusos os gastos extras que se costuma ter com um outro tipo de imóvel que serviria para abrigar o estoque, como IPTU, condomínio, gerenciamento imobiliário e contas de água e luz.

Atuando com total segurança, a LocalBox disponibiliza acesso livre do locador ao seu box durante o horário de funcionamento, o cliente tem acesso ao seu box através de cartão magnético e das chaves de seu próprio cadeado.

O que pode e o que não pode ser armazenado?

O box é o local perfeito para guardar documentos importantes, como o arquivo morto da empresa, utensílios de valor, equipamentos esportivos que não são usados com frequência e móveis. Já entre os itens que não devem ser armazenados nesse tipo de sistema, estão produtos alimentícios e materiais inflamáveis. Atualmente, devido ao alto custo imobiliário, muitas empresas estão usando o sistema de Self Storage como o próprio escritório.

Como utilizar o Self Storage no e-commerce

Quem trabalha com uma empresa virtual pode aproveitar as vantagens do sistema de Self Storage para organizar, gerenciar e guardar com segurança o seu estoque, usando a melhor opção para não ter gastos excessivos com outros tipos de aluguéis. Com o sistema de armazenagem, você pode guardar todas as mercadorias que irão contribuir para o crescimento do seu negócio.

Dessa forma, você tem a garantia de mais segurança e comodidade no seu estoque, o que faz toda a diferença no seu planejamento, além de mais flexibilidade, uma vez que você pode começar alugando um box menor e depois optar por um box maior a partir da ampliação do leque de mercadorias do seu estoque.

Onde guardar suas coisas durante o intercâmbio?

Mudança

Viver algum tempo fora do país traz experiências e conhecimentos que modificam completamente a visão de mundo de muitas pessoas, sem falar nas alegrias de poder viajar e conhecer uma nova língua, cultura, povo e paisagens. Entretanto, mesmo o mais esperado dos intercâmbios precisa de planejamento e organização tanto na partida quanto no retorno, principalmente se o período fora do país for longo e você mora sozinho.

Aluguel do imóvel

Uma das alternativas mais simples para quem mora sozinho e possui um imóvel próprio é alugá-lo. Isso faz com que o ambiente continue sendo utilizado e também é uma opção lucrativa. Alugar o apartamento exige algumas medidas burocráticas, por isso é importante pensar em toda a papelada necessária ao menos três ou quatro meses antes de viajar. Mas não é preciso temer. No contrato, é possível estipular todas as regras, como o tempo de locação e as exigências para que o locador devolva o imóvel em perfeito estado.

E quem vive de aluguel?

Para quem vive de aluguel, uma medida pode ser procurar um morador temporário. Diversos sites são especializados justamente nesse tipo de locação, pensando em uma estadia de curto prazo. Esse tempo pode ser acordado, principalmente no caso de alguém conhecido. Para quem divide apartamento, vale até a pena conversar com o restante dos moradores e encontrar um substituto temporário.

Onde guardar as coisas?

E todas as coisas, móveis, roupas, objetos pessoais e diversos objetos que ninguém vai levar para a viagem de intercâmbio? Para quem vive sozinho, esse pode ser um dos grandes problemas, já que ninguém quer se dispor a ficar com vários objetos ocupando espaço. Por isso, vale a pena buscar um box do tamanho certo e deixar tudo guardado durante esse período. Segurança e confiança garantidas para que nenhum produto fique danificado compensam todo o investimento no self storage, sem contar na praticidade oferecida pela LocalBox.

Dicas importantes para organizar o escritório

Escritório

Manter o escritório organizado e decorado influencia diretamente na produtividade, pois permite que os documentos importantes sejam encontrados facilmente e faz com que todos os colaboradores se sintam bem no ambiente. Em virtude disso, vale a pena dedicar alguns minutos para organizar o espaço de trabalho e melhorar o dia a dia de todos. Confira algumas maneiras de tornar o escritório mais funcional:

Prateleiras

Uma excelente forma de armazenar livros e outros itens de escritório é com as prateleiras. Ao contrário dos armários fechados, que visualmente não se destacam, as prateleiras podem ajudar na decoração, quando o usuário as organiza e as enfeita para isso.

Profissional e pessoal

Para focar nas tarefas profissionais, é importante que haja um espaço para os objetos e documentos pessoais. Livros que não sejam da empresa, revistas e até bolsas podem ficar em um armário só para eles.

Quadro de avisos

Outro aliado fundamental da decoração e da ordem é o quadro de avisos. Por ser mais visual do que um e-mail, que algum colaborador pode não receber ou abrir, esse item facilita a comunicação entre toda a equipe. No quadro de avisos, é possível colocar os mais variados recados, desde o calendário de reuniões até dicas para que os funcionários cuidem melhor da saúde.

Arquivo morto

O arquivo morto consiste em documentos que não são usados frequentemente, mas devem ser armazenados em um ambiente seguro para qualquer imprevisto. Notas fiscais, contratos e demais papéis importantes da empresa são exemplos de arquivo morto. Se a sua empresa não possui espaço suficiente ou se quiser fazer uma extensão do escritório, você pode alugar um box para montar o arquivo morto, que funciona da mesma forma que um self storage.

Você aluga o espaço do tamanho que quiser, pelo tempo que precisar, e, quando houver necessidade, busca os objetos. Em questão de vigilância, o galpão da LocalBox conta com sistema de segurança 24 horas e apenas pessoas autorizadas por você terão acesso ao conteúdo do box, garantindo assim privacidade e segurança para os pertences da sua empresa.

Por quanto tempo devo manter arquivados papeis importantes?

Arquivos

É muito importante manter documentos e outros papéis com critério oficial por determinado tempo. Isso garante que, se algum problema acontecer, você terá o resguardo e as provas necessárias para comprovar pagamentos, assim como o material necessário para acessar essas informações em consultas posteriores.

Por quanto tempo armazenar documentos?

Cada documento tem um tempo específico de validade oficial. Por isso, é preciso estar sempre atento tanto para não acumular materiais desnecessários quanto para não jogar fora algo que pode ser importante no futuro.

É indicado guardar garantias de produtos e outros serviços enquanto elas forem válidas, assim como recibos da declaração do Imposto de Renda e comprovantes de contas já pagas por um período de 5 anos. No caso de contas mensais, vale a pena ver se a empresa que recebeu os pagamentos emite comprovantes anuais, para que eles substituam as notas mensais.

Comprovantes de pagamentos de tributos como Imposto de Renda, IPTU e IPVA, contas de água, luz, gás, telefone, recibos escolares, de assistência médica e de pagamentos liberais, pagamento de cartões de créditos e de condomínios também devem ser guardados por cinco anos. Já recibos de pagamento de aluguel, diárias de hotel ou pagamentos de restaurante podem ser guardados por apenas 3 anos. No caso de pagamentos de financiamento imobiliário ou de aluguéis, os recibos devem ser armazenados pelo período do contrato.

Cada documento, no entanto, pode ter uma validade específica. No caso de seguros, é importante guardar todos os registros por até um ano após o término da vigência. Já os documentos comprobatórios para aposentadoria devem ser mantidos por, no mínimo, 20 anos.

Onde armazenar

Além de guardar tudo pelo tempo correto, é muito importante encontrar a melhor maneira de fazer isso. Para não sobrecarregar o espaço da casa ou do escritório com esses arquivos, principalmente para quem tem família grande e, consequentemente, mais comprovantes e papeis para armazenar, uma boa opção é utilizar o self storage, que permite guardar pertences com mais segurança e acessá-los quando precisar.

Para facilitar ainda mais a sua organização, separe os seus documentos em pastas que sinalizem o tempo pelo qual devem ser guardados e pelo assunto de que se tratam. Assim, será mais fácil encontrar um documento quando precisar consultá-lo ou descartá-lo.

Por que e por quanto tempo guardar os documentos da empresa?

Arquivos

Muitos não sabem, mas há leis que obrigam que documentos fiscais gerados ou recebidos pelo Governo sejam guardados por um determinado tempo. A medida protege os casos de fiscalização nas esferas legais.

Esses registros são chamados de arquivos mortos, pois são contratos ou comprovantes antigos que podem não ser mais úteis para a empresa, mas precisam estar nos arquivos. Por isso, as empresas precisam implantar a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) nos escritórios. A TTD é uma relação dos itens documentais com a definição de tempo de arquivamento, que avalia cada papel pelo valor técnico, administrativo, histórico e legal.

Como funciona o sistema de armazenamento?

 

Os sistemas de armazenamento oferecem um local privativo e seguro, no qual a empresa poderá retirar a papelada que deseja com uma chave de segurança única.

Por quanto tempo guardar o arquivo morto?

 

O tempo de arquivamento depende da natureza do documento. A tabela abaixo relaciona os principais papéis a serem mantidos.

 

Aviso prévio

5 anos

Pedido de demissão

5 anos

Livro de inspeção de trabalho

Permanente

Termo de rescisão do contrato de trabalho

5 anos

Recibo de entrega de vale-transporte

5 anos

FGTS / Guia de Recolhimento

30 anos

Atestado de Saúde Ocupacional

20 anos após o desligamento do trabalhador

Comunicação de Dispensa – CD

5 anos

Cartão de ponto

5 anos

Contrato de trabalho

Permanente

Livros/fichas de registro de empregados

Permanente

Livros de atas da CIPA

Permanente

Recibos de pagamento e adiantamento salarial

5 anos

Recibos de pagamento e gozo de férias

5 anos

Recibos de pagamentos do 13º salário

5 anos

Onde guardar?

Para que o volume destes papéis não tome um grande espaço no seu escritório, a melhor opção é optar pelo armazenamento em um self storage, local onde ficarão totalmente seguros.

A LocalBox disponibiliza toda a estrutura de logística e segurança para os seus documentos importantes, sempre mantendo total privacidade e confidencialidade.

Restou alguma dúvida? Acesse o site da Localbox para encontrar as melhores soluções em Self Storage, Guarda Móveis e mais. Confira!

Meus filhos cresceram: o que fazer com os brinquedos?

Brinquedos

Período das primeiras descobertas, brincadeiras e aprendizados, a infância é uma das fases mais importantes da vida. Por isso, mesmo na idade adulta, é comum nos recordarmos do que fazíamos quando éramos crianças, como imaginávamos o mundo e quais eram nossos brinquedos favoritos. No entanto, esse universo lúdico costuma dar lugar às tarefas do dia a dia, mas as lembranças nunca vão embora – nem devem!

Se você viveu intensamente a infância, permita que os seus filhos multipliquem suas experiências por meio de fotografias e brinquedos. Separe um espaço especial da casa para que futuramente eles possam reencontrar esses objetos.

Onde guardar os brinquedos

É importante ter um lugar na casa para que possa abrigar os brinquedos mais queridos dos seus filhos, como um criado mudo ou baú. Mas, caso seja necessário mais espaço, alugue um self storage, que consiste em um lugar exclusivo para guardar diversos objetos, tanto da casa quanto do escritório. O aluguel do self storage pode ser feito pelo tempo que você precisar e os boxes podem ter o tamanho que desejar. Os galpões possuem câmeras e a área é arejada, longe da umidade, garantindo assim a proteção necessária para esses pertences tão especiais.

Doação

Doar parte dos brinquedos para instituições de caridade e orfanatos também é uma excelente alternativa, pois essa é uma maneira de fazer outras crianças felizes. Além disso, tal atitude irá ensinar os seus filhos a compartilhar seus pertences com outras pessoas. Reveja quais são os brinquedos favoritos dos seus filhos, que têm alguma história especial e guarde-os; os demais podem ser doados, beneficiando mais crianças!

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