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Guarda de documentos fiscais: instruções sobre o período de armazenagem e onde guardar

Dicas 27/02/2020

Quem é empresário no Brasil deve ficar por dentro dos prazos mínimos, estabelecidos por leis, quando o assunto é a guarda de documentos ficais

Empresas de pequeno, médio e grande porte têm uma coisa em comum: precisam lidar com a burocracia brasileira e os incontáveis documentos necessários para viabilizar o funcionamento do negócio, assim como comprovantes de pagamentos de impostos e registros de funcionários, contratos de trabalho, notas fiscais e assim por diante. Uma boa saída para armazenar tudo isso de forma segura é o sistema de guarda documentos, já ouviu falar? Caso nunca tenha lido nada sobre o assunto, não precisa se preocupar. O post de hoje trata sobre os períodos de guarda de documentos fiscais. Continue a leitura!

Período de guarda de documentos fiscais

Documentos tributários

  • Notas fiscais: devem ser armazenadas por até 5 anos, conforme descrição do Código Tributário Nacional (Art.173) e Lei 5.172.
  • Notas fiscais de saída: o período de guarda é maior, de 10 anos, de acordo com a Lei Orgânica de Seguridade Social (Art.46) e Lei 8.212.
  • IRPJ: também por 10 anos. O período é determinado conforme os padrões da Lei Orgânica de Seguridade Social (Art.33).
  • DAMEF: período de guarda da Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal é de 5 anos, como aponta o Código Tributário Nacional (Art.173).
  • IPVA / IPI / ISSQN / IPTU / ITR / ITBI: todos estes documentos devem ser preservados por até 5 anos, de acordo com os parâmetros do Código Tributário Nacional (Art.173).
  • LALUR: o Livro de Apuração de Lucro Real é um documento de grande importância, que deve ser armazenado por até 10 anos, contando a partir do último registro feito. Parâmetro estabelecido pela Lei Orgânica de Seguridade Social (Art.46).

 Documentos previdenciários e trabalhistas

  • Documentos previdenciários: o Regulamento da Previdência Social indica que todos os arquivos que tratam do cumprimento das obrigações legais devem ser armazenados por até 10 anos.
  • Documentos trabalhistas: a Constituição Federal, através do Artigo 7, estabelece o período de guarda de 5 anos para documentos trabalhistas. Prazo alinhado aos termos da Consolidação das Leis do Trabalho, Artigo 11.
  • Contrato de trabalho: não há um prazo limite estabelecido por lei, mas por se tratar de um documento de grandíssima importância, a recomendação é que todos os contratos de trabalho relacionados à empresa sejam armazenados por tempo indeterminado.
  • Recolhimento do PIS: 10 anos, esta é a determinada da Lei 2.052/83 (Art.3) e também do PIS-PASEP (Art.10).
  • FGTS: o Artigo 23 da Lei 8.036/1990 estabelece que os registros de FGTS devem ser armazenados por 30 anos. Porém, o STF (Supremo Tribunal Federal) pacificou o entendimento que o prazo pode ser menor: de 5 anos.

Guarda documentos é uma ótima ideia!

Este é um sistema muito utilizado por empresas de todo o mundo, já que proporciona um espaço adequado para efetuar a guarda de documentos fiscais com máxima segurança e praticidade, evitando que os documentos sofram com desgaste do tempo ou mesmo se percam em meio a diversos outros papéis que fazem parte da rotina empresarial.

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