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Entenda como funciona o processo de arquivamento de documentos
Para garantir a boa organização, o arquivamento de documentos deve obedecer algumas regras básicas que visam a segurança da informação
Alguns tipos de documentos precisam ser armazenados por determinados períodos de tempo, como durante alguns anos ou mesmo por décadas. Justamente por isso, o arquivamento de documentos é um serviço tão procurado por empresas de pequeno, médio e grande porte. E, inclusive, o sistema de guarda documentos surgiu para atender essa necessidade. Quer saber mais sobre o assunto? Continue lendo o post de hoje, aqui no blog da LocalBox!
Arquivamento de documentos: tudo o que você precisa saber!
- Digitalização: é uma ação importante dentro do melhor cenário para arquivamento de documentos. Digitalize a informação. Ao fazer isso, opte também por salvar os arquivos digitais em HDs externos e na nuvem, para facilitar o acesso.
- Microfilmagem: este é um processo que tem validade jurídica e consiste, basicamente, na captação por fotografias dos documentos.
- Organização: ao guardar documentos de forma física ou digital, uma coisa não pode ser deixada de lado, que é a organização. Ao guardar os documentos fisicamente, opte por pastas de plástico transparentes com a devida identificação, como por etiquetas. Separe os documentos por assuntos ou por datas.
Guarda documentos em São Paulo é com a LocalBox!
Com anos de experiência no setor, a LocalBox é uma empresa formada por profissionais que realmente entendem do assunto e que lidam diariamente com clientes que procuram o que há de melhor em guarda documentos em São Paulo. Por aqui, além do atendimento personalizado e direto ao ponto, a infraestrutura é completa para garantir máxima praticidade no dia a dia. Um bom exemplo desse compromisso é que você mesmo fica com a chave do seu box. Boa ideia, não é mesmo? Quer saber mais sobre o assunto, como em relação a preços e condições? Fale aqui com um dos nossos especialistas.
Mais informações sobre o arquivamento de documentos
- Validade: alguns documentos que fazem parte da rotina administrativa da empresa devem ser guardados, obrigatoriamente, por determinados períodos de tempo. Os exemplos abaixo devem ser guardados por cinco anos:
- Livros fiscais.
- Impressos fiscais.
- Notas fiscais de serviços.
- Termos de ocorrência.
- Atas.
- Boletins.
- Pedidos.
- Autorizações.
- Convocações.
- Cartas de pedidos de demissão.
- COFINS.
- Acordo de compensação de horas.
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