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Dicas para armazenar seu arquivo morto em um Self-Storage

Dicas para armazenar seu arquivo morto em um Self-Storage

Atualmente, as empresas buscam cada vez mais eficiência e otimização de tempo e espaço para manter o constante crescimento. Sejam pequenos, médios ou grandes, os empreendimentos procuram atuar com um controle eficaz de custos, a fim de evitar ao máximo desperdícios e gastos desnecessários. Alugar um box Self-Storage pode parecer uma ideia muito custosa inicialmente, mas o ganho de espaço e os preços oferecidos pelo segmento podem ser vantajosos para quem deseja produzir mais e melhor.

As empresas de Self-Storage surgiram com o intuito de oferecer locais para o processo de guarda móveis, objetos e documentos em geral. A maior parte das pessoas que busca o aluguel desses espaços faz isso em períodos de mudança, reforma ou pequenas viagens. Mas, nos últimos anos, o número de companhias que procuram essa solução vem crescendo no Brasil.

Armazenar recibos e contratos é uma necessidade estipulada por lei; no Brasil, as empresas são obrigadas a guardar estes documentos fiscais por até 20 anos, dependendo do tipo, para possíveis auditorias e fiscalizações futuras. Em virtude dessa obrigatoriedade, as empresas, em algum momento, podem ficar sem espaço em suas sedes devido ao acúmulo de arquivo morto e documentos gerados diariamente.

Nessa situação, alugar um box self storage é a melhor solução. As caixas de arquivo morto são parte muito importante de qualquer empresa, já que abrigam todo o histórico de produção, vendas e transações já realizadas pela companhia. Manter os documentos em ordem e bem armazenados para fácil consulta é primordial para que a empresa continue crescendo.

Além de ser muito econômico, armazenar o arquivo morto de sua empresa em um Self-Storage pode ser muito prático. Mas é importante saber algumas dicas na hora de organizar esse tipo de espaço, garantindo uma otimização ainda maior.

Defina o espaço de circulação do local

Após definir o tamanho ideal do box para as necessidades da sua empresa, é necessário pensar na distribuição dos itens no local. Deixe tudo organizado a fim de facilitar o acesso de quem precisa consultar os arquivos, evitando empecilhos ou caixas amontoadas nos espaços de circulação. Além disso, planeje quantas caixas, prateleiras e corredores serão necessários para acomodar todos os documentos do seu empreendimento. A falta de organização pode comprometer toda a documentação e a busca por informações.

Liste todos os itens que serão armazenados

Fazer uma lista com todos os itens armazenados é fundamental para evitar o esquecimento ou a perda de documentos importantes. Uma boa ideia é enumerar as caixas do arquivo morto de acordo com o mês ou ano dos recibos e contratos, mantendo uma lista com o conteúdo de cada caixa em um computador. Isso pode facilitar e agilizar o processo de pesquisa. Etiquetar todas as caixas também é uma forma de facilitar a identificação do conteúdo armazenado.

Organize os arquivos em prateleiras

Para organizar tudo adequadamente, você pode contar com as próprias prateleiras do seu box Self-Storage. Usar esses apoios é uma forma de verticalizar o espaço e aproveitar ainda mais toda a metragem do local. Além de facilitar a organização, o uso de prateleiras permite que mais caixas sejam armazenadas.

Guarde as caixas que serão menos movimentadas no fundo

As caixas de arquivo morto contendo documentos que possivelmente serão menos solicitados ou utilizados em futuras fiscalizações devem ser guardadas no fundo. A parte da frente das prateleiras deve ser destinada aos documentos mais requisitados e consultados com mais frequência. Essa estratégia permite que você tenha acesso às caixas e documentos rapidamente, sem bagunçá-los.

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