Descubra como organizar documentos domésticos sem dificuldades

Quando pensamos na organização de documentos, normalmente, pensamos numa tarefa do dia a dia de empresas. Porém, este tipo de trabalho também é uma necessidade na rotina de famílias de todo o mundo. E como acontece no mundo corporativo, organizar documentos domésticos é uma essencial para garantir que tudo esteja no controle e, principalmente, para consultar informações importantes quando realmente é necessário.

No seu caso, como é a organização dentro de casa?

Caso esteja com problemas nesse assunto, não se desespere. Aqui no blog da LocalBox você confere dicas incríveis para organizar todos os documentos pessoais sem dificuldade. Confira na sequência!

5 Dicas para organizar documentos domésticos

1 – Tenha um local apropriado: a tradicional gaveta “das coisas” não deve ser utilizada como local para organizar documentos domésticos, como as contas de água, telefonia e luz, IPTU e boletos em geral.  O ideal é que você mantenha todos estes e demais documentos em uma pasta, em um local separado. Pode ser em outra gaveta mesmo, não tem problema.

2 – Organize por origem: mantenha todas as contas organizadas de acordo com as origens, ou seja, todas as contas de água devem permanecer juntas, assim como todas as faturas do seu plano de internet e por aí vai. Tal organização facilita eventuais consultas.

3 – Ordem por datas: assim que organizar por origem, defina um sistema de ordem por datas, do documento mais antigo para o mais recente. Assim, contas de 2 ou 3 anos ficarão lá no final do sistema e as mais recentes, na frente. Essa organização facilita, por exemplo, sempre que você precisar de algum documento em seu nome para comprovação de renda, já que as empresas solicitam documentação recente para tal.

4 – Digitalização dos documentos: outra boa dica é digitalizar os documentos domésticos, principalmente para eventuais consultas. Você mesmo pode tirar fotos com seu smartphone e salvar os arquivos no próprio dispositivo móvel e no seu computador / notebook. Outra solução é salvar tudo em um serviço online de armazenamento, como Google Drive, Dropbox ou SkyDrive.

5 – Guarde somente o necessário: separamos abaixo alguns documentos que não podem ser deixados de lado dentro de casa. Confira!

• Contas pagas;
• Documentos pessoais (cópias e originais), como certidão de nascimento, carteira de vacinação, RG, CPF, título eleitoral e certificado de alistamento;
• Carteira de trabalho, seguros e documentos de convênios médicos, passaportes de todos os familiares da residência;
• Recibos de prestadores de serviço, notas fiscais de bens adquiridos nos últimos anos, comprovante de entrega da Declaração do Imposto de Renda. Neste último caso, com os documentos que comprovem a inserção na declaração;
• Documentos imobiliários;
• Documentos dos bens que possui, como os do automóvel e seus impostos pagos;
• Carteira de vacinação e outros documentos dos animais de estimação;
• Contratos bancários;
• Contratos diversos, como de trabalho;
• Históricos escolares e diplomas.

IMPORTANTE: você sabe dizer por quanto tempo deve guardar os documentos domésticos? Popularmente sabemos que há um “tempo ideal” de cinco anos para os mais diversos itens, porém vale a pena consultar o site do Tribunal Regional do Trabalho da sua região para verificar com exatidão. Para moradores de São Paulo, basta clicar aqui para conferir.

Leia no blog da LocalBox: saiba como arquivar documentos contábeis sem dor de cabeça

Falta espaço em casa?

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Imagem: Damir Khabirov | iStock / Getty Images Plus