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Descubra como arquivar documentos administrativos de forma eficiente e segura

Descubra como arquivar documentos administrativos de forma eficiente e segura

Quem acompanha as postagens aqui no blog da LocalBox sabe que sempre batemos numa tecla: a importância de arquivar documentos administrativos dentro de uma empresa. Não somente pela organização em si, mas também para facilitar consultas no dia a dia, tal aspecto é fundamental dentro de negócios de pequeno, médio e grande porte. No post de hoje abordamos algumas técnicas que podem facilitar todo esse trabalho. Confira!

Arquivar documentos administrativos de forma eficiente e segura

Quando pensamos em eficiência ao arquivar documentos, devemos pensar em planejamento. É crucial que você saiba exatamente o que está fazendo, qual a finalidade do que está fazendo e como todo esse trabalho poderá facilitar a rotina da empresa. Para tal, um bom começo é entender a natureza de todas as documentações.

Separe todos os documentos, por exemplo, por assuntos: pagamentos de funcionários, impostos, entradas e saídas, despesas extraordinárias, etc. Aliás, este tipo de organização evita um dos problemas mais graves quando lidamos com centenas de folhas, boletos, etc., que é o descarte indevido de informações relevantes. Com tudo separado dessa maneira, o risco de se perder algo essencial para o seu negócio, é muito menor.

Para deixar tudo ainda mais organizado, separamos algumas dicas que facilitam o armazenamento e a própria consulta dos documentos no dia a dia. Confira:

  • Crie índices por ordem alfabética ou data dos documentos;
  • Separe todos os assuntos (como citado acima) em pastas únicas;
  • Utilize um sistema de etiquetação de cores para facilitar o acesso;
  • Não misture os documentos administrativos com outros tipos de papéis;
  • Escolha um espaço livre de pragas e em um local de fácil acesso.

Outro detalhe importante que vale a pena ser ressaltado é em relação à segurança. Os documentos administrativos representam a história da sua empresa, tudo o que passou, o que foi pago, os compromissos assumidos, etc. Logo, não é nada aconselhável liberar o acesso a tais informações para todos os colaboradores. E isso não é uma questão de desconfiança, mas sim uma estratégia para minimizar falhas.

Quanto menos pessoas tiverem acesso a um arquivo de documentos administrativos, melhor. A dica, então, é escolher um ou mais colaboradores de confiança, que tenham conhecimento em administração, que sejam profissionais organizados e que vistam a camisa da empresa.

Microfilmagem

Ainda no campo da segurança, a microfilmagem é uma técnica bem interessante para se colocada em prática. A gente explica: trata-se do processo de fotografar os documentos e, assim, ter arquivos digitais de tais informações. Um grande benefício da microfilmagem pode ser percebido quando é preciso consultar algum detalhe, de algum documento, que está armazenado junto a milhares de outros. Para não se perder tempo, basta consultar o arquivo digital e pronto. Interessante notar que arquivos em microfilmagem são reconhecidos pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968. Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996, ou seja, têm amparo legal.

Tempo de armazenamento de documentos administrativos

Grande parte dos documentos administrativos de uma empresa, independente do seu porte e segmento de atuação, deve ser guardada de cinco anos (para consulta) a dez anos. Veja alguns deles:

  • Acordo de compensação de horas;
  • Anúncios;
  • Atas;
  • Autorizações;
  • Avisos;
  • Boletins;
  • Cartas de pedidos de demissão;
  • Convocações;
  • Editais;
  • Impressos fiscais;
  • Livros fiscais;
  • Nota fiscal de serviços;
  • Pedidos;
  • Revistas corporativas;
  • Termos de ocorrência.

Armazenamento externo

Outra boa alternativa, e cada vez mais procurada pelas empresas, é o armazenamento de documentos administrativos em espaços externos. O Guarda documentos é um serviço diferenciado e realizado por empresas compromissadas com a segurança e eficiência de todo o processo. A LocalBox, por exemplo, oferece este tipo de serviço há anos no mercado. CONHEÇA AQUI.

Aproveite para entrar em contato por e-mail ou ligando para o telefone: (11)2940-3102.

Crédito: XiXinXing / Tipo de licença: Royalty-free / Coleção: iStock / Getty Images Plus

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