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Aprenda a organizar documentos de uma empresa

Blog 03/10/2016

Aprenda a organizar documentos de uma empresa

Os arquivos empresariais, sejam quais forem seu porte e segmento de negócio, devem estar sempre organizados, pois é necessário mantê-los em um local específico. Um exemplo é o arquivo morto, que armazena documentos importantes por até duas décadas, segundo a legislação brasileira.

Saber como organizar arquivos de uma empresa, além de diminuir a repetição de tarefas, é uma medida fundamental para a consulta e o controle das atividades já realizadas e que estão em fila de produção.

Além disso, aprender como arquivar documentos de uma empresa de maneira correta possibilita rápida consulta a uma rica fonte de dados importantes, como números e valores, além de informações sobre o relacionamento com fornecedores e a reputação de clientes.

Veja como tornar esse processo mais fácil e útil para as atividades de qualquer empresa ou comércio:

Determine um local específico

Documentos em papel precisam de um local adequado para sua conservação. O ambiente deve ser seguro, protegido da ação climática, do calor excessivo e da umidade, ser bem arejado, climatizado e organizado para esse fim. Se a estrutura da empresa não proporcionar todos esses aspectos, o ideal é contratar um serviço especializado de guarda documentos ou self storage.

Crie pastas por assuntos e datas

Adote pastas ou caixas por categoria de documentos. Por exemplo, reserve uma pasta ou até toda uma prateleira apenas para notas fiscais. Dentro deste espaço, divida os respectivos documentos em pastas menores, organizadas por ano e mês.

Dispor as seções maiores, como “contratos” ou “documentos internos”, em ordem alfabética ajudará a eliminar tempo na busca de um documento específico.

Digitalize o que puder

Para evitar que os documentos mais recentes e mais utilizados da empresa, como contratos e termos de serviços, fiquem sempre rodando de mesa em mesa, correndo o risco de se perder, faça cópias digitalizadas desses papéis e armazene-os em um servidor ou nuvem, onde possam ser acessados frequentemente por diferentes usuários autorizados.

Tenha um responsável pelo arquivo

É muito importante centralizar a organização dos arquivos da empresa em um funcionário ou em uma equipe reduzida. Mesmo que a atividade demande horas-trabalho do colaborador, essa tarefa deve ser administrada cuidadosamente e com o afinco e atenção de quaisquer outras atividades desenvolvidas na administração do negócio.

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