A importância do arquivamento de documentos em cartório e como conservá-los

São inúmeros os documentos em cartório que precisam ser armazenados com segurança e dentro de rigorosos padrões de qualidade

A rotina de um cartório é muito agitada, mas isso não é desculpa para não cuidar do arquivamento de documentos em cartório, assim como para não redobrar a atenção com a conservação de milhares de documentos de empresas e pessoas. O sistema de guarda documentos, por exemplo, é uma ótima solução para quem precisa de espaço e segurança dentro deste universo. Outra boa ideia é continuar a leitura do post de hoje, aqui no blog da LocalBox, e conferir dicas para deixar tudo mais organizado e prático. Acompanhe na sequência!

Conservação e arquivamento de documentos em cartório: veja como!

• Faça a análise e a classificação: é a primeira e mais importante dica para você que está pesquisando sobre como fazer o arquivamento de documentos em cartório. Faça a análise documento por documento e separe todos de acordo com suas categorias. Você pode, por exemplo, separar por assunto, ordem alfabética, tipo e assim por diante, ao seu critério e necessidade.
• Descarte o que não é mais útil: aproveite o processo de organização para descartar o que não será mais utilizado, considerando todas as condições legais para tal e de acordo com a importância e natureza de cada documento. O acúmulo de documento desnecessário é um problema que precisa ser combatido.
• Onde guardar: opte por um espaço exclusivo para os papéis, sem misturar com outros itens de escritório e objetos pessoais seus ou dos seus funcionários. O ideal é que o local seja higienizado com perfeição e contenha armários, estantes, caixas ou outros tipos de divisórias e separações adequadas para documentos de cartório. Com tudo organizado, o acesso também é facilitado e isso garante muito mais produtividade no dia a dia do cartório.
• Digitalização: outro aspecto importante e que deve fazer parte da rotina dos cartórios no século XXI. É fundamental que você digitalize os documentos e tenha um controle digital / online da localização de cada item e seus detalhes mais importantes para consulta. Com tudo organizado em planilhas online, aplicativos ou mesmo sistema de intranet, o trabalho rende mais e sua equipe não ficará “perdida” em pilhas e pilhas de documentos.

IMPORTANTE: a digitalização dos documentos evita o manuseio desnecessário e isso evita o desgaste dos mesmos. Outro detalhe é que a recomendação 11/2013 do CNJ (Conselho Nacional de Justiça) determina a manutenção de arquivos de segurança dentro dos cartórios em todo o território brasileiro. Em outras palavras, a digitalização é uma realidade que não pode ser postergada.

Já ouviu falar em guarda documentos?

É um sistema inteligente, prático e 100% seguro para armazenamento de documentos. O sistema de guarda documentos é uma solução ideal para cartórios e empresas que lidam com milhares de documentos e também com arquivo morto, e que precisam urgentemente de espaços adequados e confiáveis.

A LocalBox trabalha com o sistema e oferece segurança total e o mínimo de burocracia. Um detalhe importante é que você mesmo fica com a chave do box que alugar para guardar seus documentos e pode escolher entre espaços com dimensões variadas, conforme sua necessidade. Quer saber mais? Aproveite: fale com um dos nossos especialistas.