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As notas fiscais e os comprovantes de pagamento são documentos facilmente descartados como lixo. Isso se deve principalmente pela grande quantidade de comprovantes que recebemos todos os dias, seja pelo pagamento de um almoço, por compras no shopping e até pela recarga dos bilhetes de ônibus. Por serem bastante comuns e em boa parte das vezes dispensáveis, acabamos por descartar alguns comprovantes importantes que deveriam ser guardados.
Mais do que informar valores de compras, esses papeizinhos são essenciais para comprovar pagamentos e garantias de produtos. Além disso, as notinhas contêm informações importantes – como a alíquota do imposto de renda, por exemplo. Por isso, embora quando em grande quantidade ocupem certo espaço, os comprovantes são bastante importantes; e, por serem frágeis, não deveriam ser deixados em bolsas manuseadas com frequência. Por isso, é válido separar um espaço para armazenar esses pequenos documentos.
Alguns consumidores costumam guardar as notas em pastas etiquetadas, mas uma ótima alternativa é apostar nos arquivos. Você pode adquirir um arquivo morto e posicioná-lo em um local discreto da casa ou no escritório. Divida os espaços do móvel em categorias, como “contas pagas” e “notas fiscais”, por exemplo, e organize as gavetas de forma que, quando precisar procurar algum comprovante, possa encontrá-lo com facilidade e rapidez. Mas, mesmo com um grande arquivo morto, é comum que as gavetas fiquem sobrecarregadas depois de certo tempo, exigindo uma “limpeza” dos documentos. Por isso, confira abaixo algumas informações importantes que irão te ajudar a determinar por quanto tempo você deve guardar cada nota ou comprovante.
O artigo 206 do Código Civil Brasileiro possui algumas regras para a prescrição de dívidas, funcionando como orientação para que os consumidores saibam por quanto tempo devem guardar os comprovantes de pagamento. Cada tipo de conta possui um prazo diferente de expiração, por isso, fique atento às dicas.
Cada contribuinte que faz a declaração do imposto de renda deve guardar a cópia da declaração anual por cinco anos, e a data deve ser calculada a partir do primeiro dia útil do ano que segue. Essa “regrinha” vale também para os comprovantes de entrega da declaração no banco, documentos que comprovem aplicações em bolsas de valores e outros investimentos, recibos de contas médicas ou escolares, e qualquer outro tipo de documento que permita deduções. Depois de cinco anos, a Receita Federal não mais pode contestar o contribuinte.
O IPTU e o IPVA também devem ser arquivados pelo prazo de cinco anos, contados a partir do primeiro dia útil do próximo ano em que foi efetuado o pagamento – ou seja, quase seis anos. De acordo com o Código Tributário Nacional, esse é o tempo máximo em que a União, os estados e municípios podem cobrar os contribuintes.
Todos os recibos de quitação das cobranças de luz, água, gás e telefone devem ser guardados por cinco anos também, prazo para prescrição da cobrança das taxas determinado pelo Código Civil. Vale lembrar que algumas empresas prestadoras desses serviços, além de oferecerem os comprovantes mensais, enviam também ao consumidor comprovantes anuais. Ao receber esse documento, você pode descartar os comprovantes referentes aos meses anteriores.
Para que o consumidor possa reclamar de algum defeito com o fabricante, é preciso que ele possua a nota fiscal válida. Em relação a produtos não duráveis, como na compra de comida, o prazo é de 30 dias. Para bens duráveis, o prazo é de 90 dias. Em casos excepcionais, como os casos de vício oculto – tipo de defeito que costuma aparecer após o vencimento da garantia e que não é causado por negligência no uso por parte do consumidor – o prazo começa a valer a partir da data em que o consumidor percebeu o problema.
Os documentos que comprovam que as parcelas foram quitadas uma a uma devem ser guardados até que o consórcio termine.
Os recibos de pagamentos devem ser arquivados até que a administradora do crédito imobiliário torne oficial a quitação do pagamento e liberação do bem.
Os comprovantes de quitação mensal do aluguel devem ser guardados por três anos, prazo máximo em que o locador pode cobrar parcelas do aluguel em atraso. Demais documentos referentes ao contrato de aluguel devem ser guardados por todo o período da locação, até a desocupação do imóvel e recebimento do termo de entrega das chaves. Depois, ainda devem ser guardados por mais três anos. Com relação ao pagamento do condomínio, as notas devem ser guardadas por cinco anos após a data de pagamento.
As faturas devem ser guardadas por um ano. Os comprovantes de compra dos pagamentos feitos no cartão de crédito devem ser mantidos por seis meses. Para as compras em débito, à vista ou parceladas, por cinco anos.
O consumidor deve arquivar os recibos de tudo que comprou e quitou. No caso dos contratos, eles devem ser conservados até que todo o vínculo entre as partes termine. Para os financiamentos, depois de pagar todas as parcelas e desalienar o bem, é importante pedir à empresa que forneça um comprovante de quitação que deve ser mantido por, no mínimo, dois anos.
Caso o consumidor vá usar o recibo médico como dedução no Importo de Renda, este deve ser guardado por cinco anos. Caso contrário, por apenas dois anos. Quem possui contrato de seguro saúde deve guardar o documento por um ano. Os documentos referentes ao contrato do plano de saúde e outras declarações devem ser guardados por todo o período da contratação do serviço.
Tanto a proposta, quanto o contrato de compra e venda e todos os recibos de quitação de terrenos, casas e apartamentos devem ser guardados até que a escritura seja lavrada e devidamente registrada no cartório. Ou seja, até que o comprador consiga adquirir efetivamente a propriedade e que ela esteja em seu nome.
É bastante indicado que os comprovantes de pagamento das multas sejam arquivados por pelo menos dois anos. Os documentos referentes ao licenciamento e pagamento de seguro devem ser guardados pelo dono do veículo por um ano, quando perdem valor e precisam ser renovados. Já o recibo de compra e venda deve ser guardado até que o veículo seja vendido para um novo proprietário. O novo dono do veículo tem 30 dias, no máximo, para transferir o veículo.
O comprovante de pagamento do salário de empregados domésticos deve ser guardado por cinco anos. De empregados rurais, por dois anos. Esses são os prazos para reclamações trabalhistas.
Devem ser guardados por cinco anos caso sejam usados como abatimento no Importo de Renda. Caso contrário, podem ser arquivados por dois anos.
O prazo para que hotéis, pousadas, albergues, pensões e outros estabelecimentos de hóspedes cobrem dos consumidores gastos com relação à hospedagem é de um ano.
Os profissionais autônomos devem guardar o carnê do INSS até que seja feito o pedido da aposentadoria, para fins de previdência social.
Tanto a proposta de seguro, quanto a apólice e as todas as declarações de pagamento, devem ser guardadas por um ano além do tempo em que o seguro estiver vigorando. Caso o seguro seja contratado a crédito, o prazo aumenta para cinco anos.
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