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4 Dicas de como organizar arquivos e pastas no escritório

O acúmulo de funções faz parte da vida de todo mundo e se não nos organizarmos, nossa rotina facilmente vira um caos! Então, se o planejamento pode nos salvar de várias encrencas, que tal começar a planejar nosso local de trabalho? Para te ajudar trouxemos dicas de organizar arquivos e pastas no escritório. Já será um belo começo!

Não tem jeito, o trabalho é o local em que mais passamos tempo durante a semana. Isso já razão o suficiente para pensarmos na organização do ambiente para que ele se torne um local saudável e produtivo. E isso tem um impacto direto na produtividade. É preciso manter documentos em ordem, assim como papéis, pastas e demais itens de papelaria. Além disso, não há quem não reconheça que um ambiente organizado é mais agradável, promove bem-estar, sensação de clareza e conforto para a nossa mente e emoções. Afinal, ninguém é uma máquina, se sentir bem é essencial para trabalhar em qualquer lugar!

Aprenda a organizar arquivos e pastas no escritório

Não basta organizar o escritório, é preciso mantê-lo assim dia após dia! Por isso, o planejamento e a disciplina são essenciais para que esta condição perdure. Para facilitar este processo diário, confira algumas dicas!

  1. Faça da organização um hábito – Papel é algo que parece se multiplicar, por isso para manter a arrumação é preciso atenção total, até para não ocasionar algum problema relacionado à falta de esta ou aquela documentação. Eleja um espaço em que os papéis mais importantes ou urgentes sejam colocados. Também reserve alguns minutinhos do dia para verificar prazos / vencimentos de cada item.
  2. Não acumule papel desnecessário – Saber quais papéis são desnecessários fará toda a diferença na sua arrumação! Faça uma triagem diária para saber o que pode virar rascunho, o que vai para a reciclagem e o que precisa ser triturado. Adeque um espaço para o que deve ser arquivados e mantenha apenas o que é realmente importante.
  3. Cada coisa em sua pasta – Crie pastas específicas para a sua classificação de documentos. Assim você vai acomodar toda a papelada de uma maneira organizada e fácil. Setorize os papéis no escritório e nomeie cada pasta, fazendo a identificação por assunto. Se for necessário, crie subpastas para acomodar itens específicos. Se você separar os assuntos por categoria, poderá fazer tudo isso de forma mais intuitiva.
  4. Setorização – Com as pastas divididas por assunto, está na hora de organizar o acesso a elas: o que é de uso frequente ou que está em tramitação no momento deve ficar em locais de fácil acesso. Os demais itens podem ser armazenados em arquivos dos mais variados modelos: verticais, em salas climatizadas, etc. Organize também por cores e utilize o mesmo tipo de etiqueta para os mesmos temas. Isso cria uma harmonização visual que facilita a consulta diária.

 

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Imagem: cyano66 | iStock / Getty Images Plus

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