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Monthly Archive for maio 2017

Descubra como guardar documentos importantes

Muitas pessoas ficam receosas em jogar documentos importantes fora. Mesmo que passem meses e anos, e a importância de tal documentação se torne nula, montes de papéis são mantidos. Mas e quando isso se torna um problema e não há mais espaço em sua residência ou em seu escritório? Descubra onde armazenar documentos e mantê-los seguros.

Como guardar documentos

Muitas destas papeladas, sejam do governo ou de prestação de serviços, devem ser guardadas para caso de problemas legais. Além disto, existe um período predeterminado pela lei que indica por quanto tempo um comprovante é válido ou tem que ficar guardado para qualquer problema de fiscalização. Segundo a Fundação Procon-SP, documentos como IPTU, IPVA e declaração de Imposto de Renda devem ser guardados por no mínimo cinco anos. Outros comprovativos, como o informativo de depósitos do FGTS e contratos de seguro, devem ser mantidos seguros por pelo menos 30 anos.

Muitas empresas também não possuem o espaço necessário para armazenar estes itens e acabam guardando de forma desorganizada arquivos importantes. Mesmo que depois de um tempo os comprovantes pareçam não ter mais tanta importância, mantê-los em ordem e bem armazenados para fácil consulta é crucial para que tudo continue correndo bem.

Quando isso vira um problema e guardar arquivo morto se torna uma dor de cabeça, cabe aos serviços de Self Storage agirem. Muito popular nos Estados Unidos, Europa e Japão, a alternativa vem ganhando terreno nos Brasil nos últimos anos.

O Self Storage é um serviço de armazenamento de objetos, móveis e documentos em boxes de dimensões variadas de acordo com o tamanho de sua necessidade. Manter a organização de arquivos mortos é fundamental para o bom funcionamento de uma empresa ou para a checagem de contratos. O serviço mudou a forma de armazenagem correta e organizada desses itens. Além de ajuda em ganho de espaço no seu imóvel ou empresa, a armazenagem contribui para a catalogação e para o gerenciamento de documentos, onde você pode acessá-los com facilidade e praticidade.

Como guardar documentos em segurança

Existem medidas que são essenciais para manter o arquivo morto bem organizado em um self storage. Veja estas três dicas:

  • Faça uma classificação dos arquivos

Classificar seus comprovantes é uma excelente alternativa para saber quando eles podem ser descartados. Por isso, algumas certificações como contrato de compra e venda, por exemplo, devem ser consideradas como “permanentes-vitais”, ou seja, precisam ser mantidas em segurança por um prazo indeterminado. Já outros documentos, que possuem uma validade determinada, podem ser classificados como “temporários”.

  • Estabeleça uma forma de identificação

Guardar os arquivos em pastas catalogadas e com algum critério de identificação é a melhor maneira para evitar confusões durante eventuais consultas ao seu material. Catalogá-los por ordem alfabética ou por data, por exemplo, é uma metodologia de identificação eficiente.

  • Digitalize seus arquivos

Manter os arquivos físicos em perfeitas condições é fundamental. No entanto, todo o tipo de garantia deve ser levada em consideração. Por isso, a digitalização de seus comprovantes e contratos também é uma excelente alternativa de segurança.

Com essas medidas fica muito mais fácil manter o seu espaço bem estruturado e garantir que seu arquivo-morto fique bem preservado. Para ficar sabendo de mais dicas como essas, fique de olho nas novidades do blog da LocalBox!