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Monthly Archive for outubro 2016

Aprenda a organizar documentos de uma empresa

Aprenda a organizar documentos de uma empresa

Os arquivos empresariais, sejam quais forem seu porte e segmento de negócio, devem estar sempre organizados, pois é necessário mantê-los em um local específico. Um exemplo é o arquivo morto, que armazena documentos importantes por até duas décadas, segundo a legislação brasileira.

Saber como organizar arquivos de uma empresa, além de diminuir a repetição de tarefas, é uma medida fundamental para a consulta e o controle das atividades já realizadas e que estão em fila de produção.

Além disso, aprender como arquivar documentos de uma empresa de maneira correta possibilita rápida consulta a uma rica fonte de dados importantes, como números e valores, além de informações sobre o relacionamento com fornecedores e a reputação de clientes.

Veja como tornar esse processo mais fácil e útil para as atividades de qualquer empresa ou comércio:

Determine um local específico

Documentos em papel precisam de um local adequado para sua conservação. O ambiente deve ser seguro, protegido da ação climática, do calor excessivo e da umidade, ser bem arejado, climatizado e organizado para esse fim. Se a estrutura da empresa não proporcionar todos esses aspectos, o ideal é contratar um serviço especializado de guarda documentos ou self storage.

Crie pastas por assuntos e datas

Adote pastas ou caixas por categoria de documentos. Por exemplo, reserve uma pasta ou até toda uma prateleira apenas para notas fiscais. Dentro deste espaço, divida os respectivos documentos em pastas menores, organizadas por ano e mês.

Dispor as seções maiores, como “contratos” ou “documentos internos”, em ordem alfabética ajudará a eliminar tempo na busca de um documento específico.

Digitalize o que puder

Para evitar que os documentos mais recentes e mais utilizados da empresa, como contratos e termos de serviços, fiquem sempre rodando de mesa em mesa, correndo o risco de se perder, faça cópias digitalizadas desses papéis e armazene-os em um servidor ou nuvem, onde possam ser acessados frequentemente por diferentes usuários autorizados.

Tenha um responsável pelo arquivo

É muito importante centralizar a organização dos arquivos da empresa em um funcionário ou em uma equipe reduzida. Mesmo que a atividade demande horas-trabalho do colaborador, essa tarefa deve ser administrada cuidadosamente e com o afinco e atenção de quaisquer outras atividades desenvolvidas na administração do negócio.

Ficou com alguma dúvida sobre como guardar seus documentos? Na Localbox você encontra as melhores soluções em Armazenagem, Self Storage e Guarda Móveis. Confira!

Seis dicas imperdíveis para a sua mudança

Seis dicas imperdíveis para a sua mudança

Cedo ou tarde, a mudança de casa se torna inevitável. Independentemente do motivo, o processo é sempre complexo e demanda preparo, organização e tempo para que todos os móveis e pertences sejam armazenados, transportados e deslocados em segurança até o novo endereço.

Reunimos dicas importantes para mostrar como fazer uma mudança sem estresse e da forma mais simples e eficiente possível.

Providencie uma caixa de ferramentas

Mesmo que você não seja um profissional da marcenaria, a mudança vai exigir que, em algum momento, móveis sejam desmontados e montados novamente. Além disso, martelos, alicates e chaves de fenda de diferentes tamanhos são imprescindíveis para pequenas instalações, assim como pregos, armários e furadeiras.

Identifique fios e parafusos

Ao desmontar seus móveis e aparelhos eletrônicos, separe os parafusos e fios em pequenos sacos plásticos e escreva do lado de fora de onde eles saíram e para onde devem voltar. Evite transtornos por causa da perda de peças pequenas, porém indispensáveis para a nova casa.

Providencie caixas e bolsas com alças

Como muitos objetos menores serão transportado juntos, as alças são fundamentais para facilitar que tudo seja carregado com mais firmeza e segurança até o destino final.

Protegendo a carga

Quando organizar as caixas e bolsas para a mudança, use plástico bolha, lençóis, toalhas e até bichinhos de pelúcia para preencher espaços vazios e impedir que seus objetos chacoalhem, desgastem-se, risquem-se ou quebrem-se durante o transporte. Essa dica vale para proteger da tela da TV a frascos de perfumes.

Prepare uma caixa para a primeira noite

Separe alguns itens básicos para passar a primeira noite na nova casa, sem precisar desempacotar toda a mudança. Identifique a caixa e leve nela produtos de higiene pessoal, roupa limpa de cama e de dormir, alguns talheres e copos, uma lanterna e pilhas para emergências, documentos e medicamentos.

Utilize um guarda-móveis

Não leve para a casa nova o que ainda não precisa usar. Preservar, temporariamente, seus objetos maiores em um guarda-móveis dará mais espaço e praticidade para a organização dos cômodos. Esse tipo de armazenagem especializada vai garantir maior liberdade para a nova casa ser mobiliada e decorada com calma e tranquilidade.