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Monthly Archive for setembro 2015

Por quanto tempo devo manter arquivados papeis importantes?

Arquivos

É muito importante manter documentos e outros papéis com critério oficial por determinado tempo. Isso garante que, se algum problema acontecer, você terá o resguardo e as provas necessárias para comprovar pagamentos, assim como o material necessário para acessar essas informações em consultas posteriores.

Por quanto tempo armazenar documentos?

Cada documento tem um tempo específico de validade oficial. Por isso, é preciso estar sempre atento tanto para não acumular materiais desnecessários quanto para não jogar fora algo que pode ser importante no futuro.

É indicado guardar garantias de produtos e outros serviços enquanto elas forem válidas, assim como recibos da declaração do Imposto de Renda e comprovantes de contas já pagas por um período de 5 anos. No caso de contas mensais, vale a pena ver se a empresa que recebeu os pagamentos emite comprovantes anuais, para que eles substituam as notas mensais.

Comprovantes de pagamentos de tributos como Imposto de Renda, IPTU e IPVA, contas de água, luz, gás, telefone, recibos escolares, de assistência médica e de pagamentos liberais, pagamento de cartões de créditos e de condomínios também devem ser guardados por cinco anos. Já recibos de pagamento de aluguel, diárias de hotel ou pagamentos de restaurante podem ser guardados por apenas 3 anos. No caso de pagamentos de financiamento imobiliário ou de aluguéis, os recibos devem ser armazenados pelo período do contrato.

Cada documento, no entanto, pode ter uma validade específica. No caso de seguros, é importante guardar todos os registros por até um ano após o término da vigência. Já os documentos comprobatórios para aposentadoria devem ser mantidos por, no mínimo, 20 anos.

Onde armazenar

Além de guardar tudo pelo tempo correto, é muito importante encontrar a melhor maneira de fazer isso. Para não sobrecarregar o espaço da casa ou do escritório com esses arquivos, principalmente para quem tem família grande e, consequentemente, mais comprovantes e papeis para armazenar, uma boa opção é utilizar o self storage, que permite guardar pertences com mais segurança e acessá-los quando precisar.

Para facilitar ainda mais a sua organização, separe os seus documentos em pastas que sinalizem o tempo pelo qual devem ser guardados e pelo assunto de que se tratam. Assim, será mais fácil encontrar um documento quando precisar consultá-lo ou descartá-lo.

Por que e por quanto tempo guardar os documentos da empresa?

Arquivos

Muitos não sabem, mas há leis que obrigam que documentos fiscais gerados ou recebidos pelo Governo sejam guardados por um determinado tempo. A medida protege os casos de fiscalização nas esferas legais.

Esses registros são chamados de arquivos mortos, pois são contratos ou comprovantes antigos que podem não ser mais úteis para a empresa, mas precisam estar nos arquivos. Por isso, as empresas precisam implantar a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) nos escritórios. A TTD é uma relação dos itens documentais com a definição de tempo de arquivamento, que avalia cada papel pelo valor técnico, administrativo, histórico e legal.

Como funciona o sistema de armazenamento?

 

Os sistemas de armazenamento oferecem um local privativo e seguro, no qual a empresa poderá retirar a papelada que deseja com uma chave de segurança única.

Por quanto tempo guardar o arquivo morto?

 

O tempo de arquivamento depende da natureza do documento. A tabela abaixo relaciona os principais papéis a serem mantidos.

 

Aviso prévio

5 anos

Pedido de demissão

5 anos

Livro de inspeção de trabalho

Permanente

Termo de rescisão do contrato de trabalho

5 anos

Recibo de entrega de vale-transporte

5 anos

FGTS / Guia de Recolhimento

30 anos

Atestado de Saúde Ocupacional

20 anos após o desligamento do trabalhador

Comunicação de Dispensa – CD

5 anos

Cartão de ponto

5 anos

Contrato de trabalho

Permanente

Livros/fichas de registro de empregados

Permanente

Livros de atas da CIPA

Permanente

Recibos de pagamento e adiantamento salarial

5 anos

Recibos de pagamento e gozo de férias

5 anos

Recibos de pagamentos do 13º salário

5 anos

Onde guardar?

Para que o volume destes papéis não tome um grande espaço no seu escritório, a melhor opção é optar pelo armazenamento em um self storage, local onde ficarão totalmente seguros.

A LocalBox disponibiliza toda a estrutura de logística e segurança para os seus documentos importantes, sempre mantendo total privacidade e confidencialidade.

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