6 Dicas de como organizar arquivo morto em caixas e ganhar mais espaço físico

Alguns documentos precisam ser armazenados por muitos anos e nem sempre a empresa possui um sistema de organização para tal. Veja como mudar isso

Você sabe o que é um arquivo morto? A gente explica: são documentos / arquivos que precisam ser armazenados por muitos anos e que apresentam dados sensíveis em relação à contabilidade e questões fiscais de uma empresa ao longo de sua trajetória no mercado. Logo, o arquivo morto é de grande importância para qualquer tipo de negócio, seja ele de pequeno ou grande porte. Por outro lado, muitos documentos amontoados em um canto, em uma ou várias salas, não é uma boa ideia em termos de organização. É justamente por isso que organizar arquivo morto em caixas é uma solução muito assertiva.

 Chega de bagunça na empresa! Veja como organizar arquivo morto em caixas

1 – Não deixe nada para trás

Faça uma boa pesquisa sobre todos os documentos que constam no arquivo morto da empresa. Não deixe passar nada, em hipótese alguma, mesmo que demore dias para analisar item por item. Reúna todos os comprovantes de pagamento da empresa, as notas emitidas e assim por diante. Vasculhe armários, pastas, gavetas, depósitos e outros espaços.

2 – Descarte o que não for necessário

Com cuidado, muito cuidado, observe quais papéis e conteúdos não são tão importantes assim para a empresa. Comprovante de pagamento de INSS dos funcionários, IPTU, escrituras… estes são itens MUITO importantes e que devem ficar fora da lista de descarte.

3 – Categorize

Ao organizar arquivo morto em caixas, aproveite para categorizar os documentos que estão sendo analisados e separados para este fim. Por exemplo, não misture os papéis de finanças e seguros, como os documentos de propriedade, e assim por diante. A organização desta maneira também facilitará futuras buscas.

4 – Pastas coloridas

Além das caixas em si, utilize pastas coloridas para armazenar os itens do arquivo morto. Esta é uma medida que também favorece à organização e futuras consultas.

5 – Tipos de caixas

As caixas devem ser totalmente fechadas, sem buracos ou partes quebradas. Isso é importante para evitar o contato de documentos valiosos com poeiras e outros elementos que possam deteriorar os papéis com o passar do tempo.

6 – Self Storage para armazenar todas as caixas

E o que fazer com tantas e tantas caixas repletas de arquivo morto? Alugue um box para armazenar tudo com segurança e de uma maneira bem prática. Com o sistema Self Storage você mesmo fica com a chave do box que alugou e tem acesso livre sempre que precisar inserir ou retirar algo.

A Localbox está ao seu lado!

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