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Por:Beatriz Brasil
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Documentos de RH: Por quanto tempo os documentos do departamento pessoal devem ser guardados?
Confira por quanto tempo cada tipo de documento do departamento pessoal deve ser guardados na sua empresa
Um aspecto importante quando pensamos em documentos de RH é em relação à sua validade. Ou seja, por quanto tempo é preciso guardar determinados documentos de rh conforme a legislação brasileira?
Dentro da área de recursos humanos, por exemplo, os documentos trabalhistas devem ser armazenados, no mínimo, por cinco anos a partir da data de pagamento ao empregado, ou, dois anos a contar da rescisão contatual conforme prazo prescricional para trabalhadores rurais e urbanos.
Além disso, documentos que tratam de Fundo de Garantia de Tempo de Serviço, o famoso FGTS, devem ser armazenados por pelo menos 30 anos. Abaixo, listamos outros documentos do DP e o tempo que devem ser guardados:
Documentos de RH que devem ser guardados entre 2 e 3 anos
- 2 anos: Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho Aviso Prévio Pedido de Demissão.
- 3 anos: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), contando a partir da data da postagem.
Documentos de RH que devem ser guardados por pelo menos 5 anos
- Acordo de compensação;
- Acordo de prorrogação de horas;
- Atestado médico;
- Autorização para descontos não previstos em lei;
- Cartões, fichas ou livros de ponto;
- Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);
- Documentos relativos a créditos tributários (IR etc.);
- Documentos relativos às eleições da CIPA;
- Guias de Recolhimento de contribuição sindical, assistencial e confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional);
- Mapa Anual de acidentes do trabalho;
- Recibo de 13º salário;
- Recibo de abono de férias;
- Recibo de adiantamento do 13º salário;
- Recibo de entrega do Requerimento Seguro-Desemprego (SD);
- Recibo de gozo de férias;
- Recibos de adiantamento;
- Recibos de pagamento;
- Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa;
- Solicitação da 1ª parcela do 13º salário;
- Solicitação de abono de férias Vale-transporte.
Documentos de RH que devem ser guardados entre 5 e 10 anos
- Documentos que podem ser fiscalizados pelo INSS/RFB, por exemplo: folha de pagamento, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, recibo e ficha de salário-família (dependendo do caso).
Documentos de RH que devem ser guardados por 10, 20 e 30 anos
- 10 anos: PIS/Pasep a partir da data prevista para recolhimento de salário-educação.
- 20 anos:
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador;
- Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador);
- Dados obtidos no PPRA, o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
- 30 anos: Documentos relativos ao FGTS.
Documentos de RH que devem ser guardados por tempo indeterminado
IMPORTANTE: alguns documentos devem ser armazenados pela área de recursos humanos por tempo indeterminado. São eles:
- Livros de Atas da CIPA;
- Livros de Inspeção do Trabalho;
- Contrato de Trabalho Livros ou Fichas de Registro de empregados RAIS.
Sobre o RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), o – o art. 8º da Portaria MTE nº 7/2012, alterada pela Portaria MTE nº 401/2012 determina: “O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações relativas ao Ministério do Trabalho e Emprego – MTE: I – o relatório impresso ou a cópia dos arquivos; e II – o Recibo de Entrega da RAIS.”
Logo, devido ao nível de importância do documento, é preciso guardá-lo por tempo indeterminado.
E o que fazer com os documentos restantes?
Outros documentos, que não estão citados acima, possuem importância reduzida dentro da área de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Porém, como são se tratam de assuntos que já fizeram /fazem parte do dia a dia da empresa, principalmente nos aspectos financeiro e administrativo, é uma boa ideia também armazená-los.
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