Seríamos muito mais felizes e tranqüilos se sempre tivéssemos nas mãos aquilo que precisamos. Costumamos ficar apreensivos em situações onde não encontramos aquilo que precisamos, pois há sempre urgência, não é mesmo?

Mas existe uma tática infalível para não se passar por situações em que se pode perder um cliente, deixar de vender um produto ou fechar um contrato por causa de um atraso: a organização.

Organização aumenta produtividade e lucro

Não é sem motivo que muitas empresas exigem que seus fornecedores tenham o certificado ISO 9001, o qual serve para garantir que o fornecedor terá um mínimo de organização.

São os pequenos detalhes de organização que nos fazem ganhar ou perder tempo quando precisamos fazer uma consulta. Então, procure manter o padrão de deixar o mais recente na frente e o mais antigo atrás. Se você quiser inverter a ordem também pode – o que importa é você e as outras pessoas manterem um único padrão em todos documentos e objetos da empresa.

Sabia que muitas promoções de bebidas e alimentos perecíveis que encontramos são porque as pessoas que armazenam colocam os itens mais novos em lugar errado e reabastecem as prateleiras com os itens mais recentes? Para não perder os produtos mais antigos por conta da validade, os supermercados e lanchonetes fazem promoções.

Em todos os segmentos a organização é importante, mas há alguns em que a falta dela pode implicar em prejuízos enormes. Portanto, organizar melhor é lucrar mais.

O lugar de arquivar documentos

O lugar dos documentos e objetos de uma empresa, bem como os procedimentos, não pode ser a cabeça de uma única pessoa.

Tudo deve estar bem documentado, arquivado em local adequado e etiquetado, porque se a pessoa sair da empresa ou ficar doente o fluxo de trabalho seguirá normalmente, pois todos saberão o que fazer, como, quando e porquê.

Dicas para uma empresa organizada

Agora algumas dicas práticas que você pode aplicar na sua empresa e também na sua casa:

1. Agrupe os itens por categoria – itens que compartilham alguma característica em comum ficam próximos, por exemplo, nota fiscal junto com demais documentos de contabilidade.
2. Procure disponibilizar as coisas seguindo um critério: freqüência de uso, ordem alfabética ou cronológica.
3. Deixe as coisas que utiliza com freqüência em um lugar de acesso fácil
4. Arquive o que usa com menos freqüência em um lugar seguro e sem risco de estragar, como por exemplo em um guarda documentos.
5. Determine uma agenda para fazer grandes atividades de organização do ano, caso contrário as pequenas desorganizações do cotidiano nunca ficam organizadas.
6. Escreva em um documento do PC, intranet, caderno ou outro lugar fácil de encontrar quais são os itens organizados, onde e como são armazenados.
7. Procure garantir que todas as pessoas que usam esses itens sigam essas orientações, porque se não são colocadas em prática as orientações documentadas perdem sua razão de existir. O objetivo não é ter orientações documentadas, o objetivo é praticar as orientações.

Pronto! Você está bem encaminhado para obtenção do Certificado ISO 9001. Caso a sua empresa já tenha, você vai conseguir passar na auditoria de manutenção do certificado.

Essas dicas você também pode aplicar na organização da sua casa para a conservação dos documentos e objetos, evitando que eles se estraguem ou fiquem perdidos. Assim você tem mais tempo para ficar com a sua família, ao invés de passar pelo stress de não encontrar o que precisa.